Création d'une note de frais

Pour créer une note de frais, connectez-vous à votre compte. Plusieurs solutions existent pour créer une note de frais dans Evoliz.

Création d’une note de frais

Il est possible de créer une note de frais simplement en passant par l’onglet Notes de frais du menu Achats. Depuis la fenêtre suivante, cliquez sur le bouton +Nouvelle dépense de note de frais :

Nouvelle dépense de note de frais

La note de frais est à saisir comme une dépense classique : indiquez le fournisseur, les montants, la date de la dépense, la classification d’achat, ainsi que le libellé et les autres informations si nécessaire :

Aperçu d'une note de frais

Un client à refacturer peut également être renseigné :

Client à refacturer

Une fois les champs complétés, validez la dépense de note de frais en haut à droite de la fenêtre. Lorsque la dépense est enregistrée, il est possible de lier un justificatif en cliquant sur l’icône Trombone ou sur la zone en pointillés :

Lier un justificatif à une NDF

La dépense de note de frais est maintenant créée dans le menu Achats > Notes de frais. L’utilisateur a accès à l’intégralité de ses notes de frais, listées par date, depuis cet onglet.

Elle entre à présent dans le flux d’approbation de l’administrateur du compte.

Création d’une note de frais depuis la bannette

Il est également possible de passer directement par la bannette d’achats pour créer, traiter et enregistrer des dépenses de notes de frais. Pour cela, collectez les justificatifs dans la bannette, puis validez-les.

Pendant le traitement du document, indiquez “Note de frais” comme type de document :

Note de frais depuis la bannette

Une fois les champs complétés, comme lors du traitement d’une dépense classique via la bannette, enregistrez le document. Il entre à présent dans le flux d’approbation de l’administrateur du compte.

L’utilisateur a accès à l’intégralité de ses notes de frais, listées par date, depuis cet onglet.

Côté Administrateur

D’un point de vue Administrateur, l’onglet Notes de frais lui permet de visualiser un récapitulatif de toutes les notes de frais de ses collaborateurs, listées par utilisateur et par mois :

Aperçu des notes de frais côté Admin

Il peut à présent contrôler, et accepter ou refuser la totalité ou certaines de ces notes de frais.