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Comment importer mes devis ?

Comme pour l'import des factures dans le logiciel de facturation Evoliz, l'import des devis nécessite avant tout d'avoir créé ou importé les clients. Pour plus d'information sur l'import des clients depuis un fichier Excel, lisez la page Comment importer mes clients ?.

L'import des devis est similaire à l'import des factures. Vous trouverez plus d'information sur la reprise d'un historique facture en lisant la page Comment importer mes factures ?.

L'import de devis est utile si vous souhaitez reprendre un historique de devis depuis un autre outil ou si vous souhaitez faire plusieurs devis identique à plusieurs clients (par exemple faire une saisie en masse de devis en Excel et directement intégrée dans le logiciel en ligne). 

Compléter le gabarit d'import des devis

Allez dans le menu Ventes puis le sous menu Devis. Cliquez sur Importer des devis en bas de la page puis sur Modèle d'import pour ouvrir le gabarit (au format Excel, soit xls ou xlsx). Enregistrez le sur votre ordinateur avant de le compléter. Pour comprendre le fonctionnement, il faut savoir que :

Une ligne du gabarit = une ligne d'un devis

Spécifier l'entête du devis sur chacune des lignes. L'entête du devis comprend les colonnes A,B,C,J,L,M,N,O,P,S. 

Les colonnes grisées ne sont pas traitées, il n'est donc pas utile de les compléter. Pour importer un devis, vous devez compléter au minimum les colonnes marquées avec une étoile (*) c'est à dire les colonnes obligatoires pour un devis.

 Dans la colonne Code client (colonne C) vous devez spécifier le code client de la fiche client existante dans le logiciel de gestion commerciale Evoliz.

Remarque : Nous vous recommandons lorsque vous importez vos clients de pas changer le code client pour faciliter l'import de vos devis et factures. 

Les totaux sont calculés automatiquement avec les informations que vous aurez fournies dans le document Excel. 

Lorsque vous avez intégré toutes les lignes de vos devis, enregistrez le fichier d'import (au format XLS ou XLSX). Cliquez sur Parcourir puis sélectionnez le fichier enregistré. Cliquez sur Importer les données pour commencer l'import de vos devis.

Un rapport s'affiche avec les éventuelles erreurs. Vous devez les corriger avant de passer à l'étape suivante. Les erreurs connues sont : 

  • Le Code client spécifié n'existe pas. Vous devez spécifier un code client d'une fiche client du logiciel Evoliz.
  • Au moins une ligne ne correspond pas à la ligne au dessus. Vous importez un devis sur plusieurs lignes mais une des colonnes de l'entête du devis ne correspond à une des lignes du devis
  • Vous n'avez pas spécifié un numéro de devis. Lisez le paragraphe Créer en masse des devis détaillé ci dessous pour plus d'explications.

Lorsqu'il n'y a plus d'erreur dans votre fichier, le bouton Aperçu des données avant import apparaît. Cliquez sur ce bouton pour passer à l'étape de contrôle des données.

L'étape de contrôle vous permet de faire un dernière vérification avant d'importer vos données dans votre compte Evoliz. Si tout vous semble correct, cliquez sur Valider et importer les données. Les devis sont importés et accessibles directement en cliquant sur Accéder à la liste des Devis.

Créer en masse des devis

Même si votre import devis n'est pas fait dans le cadre d'une reprise d'historique, vous devez tout de même mettre un numéro de devis externe dans la colonne A pour spécifier les lignes qui sont sur le même devis. Vous pouvez par exemple, mettre le numéro 1 puis 2 et ainsi de suite par nombre de devis.

Pour aller plus loin

Les devis que vous importez sont dans l'état Enregistré. Pour connaître les états d'un devis dans le logiciel de facturation, consultez la Liste des états d'un devis. En cas de difficultés n'hésitez pas à nous contacter pour vous faire accompagner dans les différentes étapes.



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