Comment importer mes factures ?

L'import de vos factures sous Excel nécessite d'avoir créé ou importé au préalable vos clients. Pour plus d'information sur l'import de vos clients, lisez la page Comment importer mes clients ?.

L'import des factures dans  Evoliz vous permet 2 choses :

• changer d'outil tout en conservant votre historique. Evoliz est alors la continuité de votre ancien outil de gestion commerciale, vous y retrouver vos anciennes données. 
• créer en masse des factures (par exemple si vous n'aviez pas d'accès à internet)

Importer ses factures issues d'un autre outil 

L'import des factures dans Evoliz suit la procédure habituelle d'import dans Evoliz, avec cependant quelques spécificités expliquées ci-dessous. Pour en savoir, consultez la page "Comment fonctionnent les imports dans Evoliz ?".

Pour l'import de factures : une ligne du gabarit d'import = une ligne de facture.

Si votre facture comporte plusieurs lignes, vous devez répéter les colonnes de l'entête facture au début de chaque ligne. Les colonnes d'entête facture sont les colonnes A,B,C,K,M,N,O,P,Q,U. Nous vous conseillons de les copier / coller sur autant de ligne facture que nécessaire. 

Le numéro de facture externe

La colonne N° facture externe (colonne A), doit contenir le numéro de facture de votre ancien système. Un nouveau numéro sera attribué par notre logiciel de facturation Evoliz et l'ancien sera conservé dans les informations détaillées de la facture.

Le code client

La colonne Code client (colonne C) doit contenir le Code client tel que renseigné dans la fiche client dans Evoliz.

REMARQUE : Lorsque vous importez vos clients, nous vous conseillons de conserver le Code client de votre ancien outil pour faciliter l'import des factures sous Excel. 

Les montants TVA, Total HT, Total TVA et Total TTC sont calculés automatiquement selon la devise Euro par Evoliz.

Après la validation de l'import, si des erreurs s'affichent, corrigez-les et réimportez le fichier. Les principales erreurs connues sont : 

• au moins une colonne n'est pas identique avec la ligne du dessus : Vous n'avez pas reporté correctement l'entête de la facture sur toutes les lignes de la facture. Une ligne du gabarit = une ligne d'import
• le code unité n'existe pas. La liste des unités disponibles vous est proposées
• les conditions de règlement n'existe pas. La liste des conditions de règlement disponibles sont affichées
• le numéro de facture externe existe déjà. Vous devez spécifier un numéro de facture externe unique si ce sont 2 factures différentes

En passant la souris sur le titre de l'erreur, des propositions de corrections sont faites :

Lorsque toutes les lignes sont correctes, le bouton Aperçu des données avant import s'affiche, cliquez dessus pour passer à l'étape de contrôle. 

L'étape de contrôle vous permet de détectez d'éventuelles erreurs. Si vos données sont correctes, cliquez sur Valider et importer les données. Les factures sont alors importées dans le logiciel de facturation et accessibles immédiatement en ligne dans votre espace dédié Evoliz. Cliquez sur Accéder à la liste des factures.

Importer des factures en masse

La fonctionnalité d'import facture en Excel permet aussi de faire de la saisie en masse de documents.

Si vous importez des factures en masse, sans forcément qu'elles proviennent d'un autre outil, renseignez un chiffre sans importance dans la colonne A (N° facture externe). Répétez ce chiffre sur toutes les lignes de la facture pour qu'elles soient associées à la même facture. 2 factures différentes ne doivent pas avoir le même N° de facture externe. 

Importer des factures en mode Brouillon 

Cette fonctionnalité permet d'être plus souple concernant l'inaltérabilité des documents et ainsi vous faciliter l'import de vos factures. Pour y voir plus clair sur le sujet, lisez notre article Evoliz passe la certification anti-fraude à la TVA. Le système d'import reste indique, seulement au moment où vous souhaitez valider votre import vous avez le choix entre  importer les données ou importer les données en Brouillon. Cette méthode d'import est également valable pour les avoirs clients.