Un autre import est possible depuis Evoliz, celui des avoirs fournisseurs. Un tel import a lieu lorsque vous avez reçu de la part de votre fournisseur un produit défectueux, un article cassé ou encore une marchandise manquante suite au bon de commande en ligne et bon de réception fournisseur.
Au lieu de faire un avoir fournisseur depuis l'interface web, vous pouvez exploiter l'import excel afin de générer en masse des avoirs fournisseur, ou dans le but de reprendre un historique d'avoirs fournisseur, si vous les faisiez par exemple avant sur un autre logiciel de gestion d'achats fournisseurs.
Import d'avoirs fournisseur
Pour importer un avoir fournisseur en excel, accédez tout d'abord au menu Achats puis au sous-menu Avoirs fournisseur, et en bas du listing des avoirs fournisseurs cliquez ensuite sur Importer des avoirs fournisseur. L'import des avoirs fournisseurs suit la procédure habituelle d'import dans Evoliz. Pour en savoir, consultez la page "Comment fonctionnent les imports dans Evoliz ?".
Pour importer un avoir fournisseur sous excel, qui peut aussi se caractériser par une remise sur dépense, il faut au minimum remplir les colonnes obligatoires, dont le date de la dépense, la référence de la pièce, le code fournisseur, le libellé, le Total TTC, le mode de paiement, etc. Les informations obligatoires sont suivies d'un astérisque (*).
Comment retrouver le fournisseur lié à cet avoir depuis excel ?
Lors de l'import d'un avoir fournisseur en excel, il vous sera demandé d'indiquer le code fournisseur. Cette information va permettre de rattacher cet avoir au bon fournisseur présent dans Evoliz.
Pour retrouver ce code fournisseur, dirigez-vous sur le menu Fournisseurs et effectuez un export excel des fournisseurs (Bouton Export fournisseurs en xls, xlsx et csv, en bas de la liste).
Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Importer les données. Vous accéderez alors à un nouvel écran qui indique le résultat de l'import des avoirs fournisseur. Pour chaque ligne d'import excel, vous obtiendrez un état (OK et En erreur).
Si tout est OK, pour continuer l'import des avoirs fournisseurs cliquez sur Aperçu des données avant import. Cette opération consiste à vérifier l'exactitude des données avant génération du ou des avoirs fournisseur excel dans Evoliz.
Après validation de l'import des avoirs fournisseur, cliquez sur le bouton Valider et importer les données afin de terminer la manipulation. Cette dernière étape va créer l'enregistrement dans le logiciel de gestion des dépenses en ligne.