Evoliz facilite la création rapide d'une commande fournisseur, soit par une saisie d'un bon de commande fournisseur en ligne depuis l'interface web, soit par un import excel au format xls et xlsx.
L'import excel est ici utilisé à la fois pour une création en masse de bons de commande fournisseur, mais aussi pour la reprise d'historique des commandes fournisseur, si vous étiez par exemple auparavant sur un autre logiciel de gestion des achats fournisseurs.
Import d'un bon de commande fournisseur
Pour importer un bon de commande fournisseur en excel, accédez pour commencer au menu Achats puis au sous-menu Commandes, et en bas de la liste des commandes fournisseur, cliquez sur Importer des commandes fournisseur.
Vous arrivez alors sur l'écran d'import des commandes fournisseurs, qui suit ensuite la procédure habituelle des imports dans Evoliz (Comment fonctionnent les imports dans Evoliz ?).
Effectivement pour importer un bon de commande fournisseur sous excel, il faut renseigner certaines colonnes obligatoires, dont le numéro de commande externe, la date de la commande, le fournisseur, la désignation, la quantité, le prix HT, etc. Les informations obligatoires sont suivies d'un astérisque (*).
Astuces pour la création d'un bon de commande fournisseur en excel
Si vous souhaitez créer un bon de commande fournisseur de plusieurs lignes, il faut pour cela répéter sur chaque ligne du document excel toutes les colonnes, en partant du N° commande externe jusqu'aux Commentaires (inclus).
Si vous avez une référence présente dans votre catalogue articles (en savoir plus sur la création d'un catalogue articles), vous pouvez utiliser la colonne Catalogue. En indiquant la valeur 1 dans la cellule suivie de la Référence, l'application remplira alors automatiquement toutes les autres colonnes par les informations renseignées sur la fiche article du produit ou service.
Les dernières étapes pour l'import d'un bon de commande fournisseur excel
Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Importer les données. Vous accéderez alors à un écran vous affichant le résultat de l'import des commandes fournisseur. Pour chaque ligne d'import excel, vous obtiendrait un état (OK et En erreur).
Si tout est OK, pour passer à l'écran suivant cliquez sur Aperçu des données avant import. Cette étape supplémentaire permet de vérifier l'exactitude des données avant la création du ou des bons de commande fournisseur excel dans le logiciel de facturation saas.
Après validation de l'import des commandes fournisseur et pour finaliser l'opération, cliquez sur le bouton Valider et importer les données. Cette dernière étape va créer l'enregistrement dans le logiciel de gestion des achats en ligne.