Comment envoyer par email une facture à votre client ?

Sur Evoliz, vous avez la possibilité d'envoyer tous les documents créés depuis le logiciel par email.

Envoi de facture par email depuis Evoliz

Pour envoyer une facture par email depuis votre logiciel de facturation Evoliz, rendez-vous sur le document concerné, puis cliquez sur l'icône "Enveloppe", en haut à droite de la fenêtre :

Envoi par mail d'une facture

Sur la page suivante, vous pourrez choisir : 

  • l'expéditeur de votre email :  vous avez le choix entre l'email Evoliz par défaut notification@evoliz.com, ou bien votre adresse email habituelle connectée via notre système SMTP (en savoir + ici) 
  • le destinataire : il peut être choisi dans la liste des contacts enregistrés pour ce client en cliquant sur le champ "Destinataires", ou être saisi manuellement. 
  • le champ objet de l'email peut être personnalisé ainsi que le corps du texte. Le texte proposé par défaut est le modèle paramétré par défaut dans vos paramètres > divers > emails. Chaque type de document peut avoir son propre modèle d'email, personnalisable comme bon vous semble. 
  • enfin, vous pouvez choisir d'ajouter le document en pièce jointe grâce à la case à coche dédiée à cet effet. Vous avez la possibilité de choisir par défaut vos préférences quant aux pièces jointes. Pour cela, rendez-vous dans vos paramètres > divers > emails section Pièces jointes. 
    Bon à savoir : la valeur dynamique Lien webdocument peut être intégré au corps de votre email et permet à votre client de consulter votre document en ligne.

Une fois toutes les modifications effectuées, choisissez Envoyer le document, en bas de page.

Une facture envoyée par email passe dans l'état Envoyé. Votre client recevra alors un email, contenant le lien web-document (si intégré dans les valeurs dynamiques) de sa facture, qu'il pourra consulter, télécharger ou payer en ligne.

Suivi de l'état des envois d'email

Evoliz facilite également le suivi de l'envoi des emails, puisque le logiciel met à votre disposition l'historique des évènements relatifs à chaque envoi d'email. En effet, lorsque vous consultez une facture, vous pouvez retrouver en bas de page l'historique des évènements, et notamment l'état des emails envoyés depuis Evoliz :

Statut des mails

Plusieurs états sont possibles lors de l'envoi d'un mail :

  • Transmis : l'email a été transmis à la plateforme d'envoi
  • Délivré : l'email a bien été délivré au domaine du destinataire
  • Expédié : l'email a bien été expédié au domaine de l'expéditeur
  • Ouvert : le destinataire a ouvert l'email
  • Spam : l'email a été marqué comme indésirable
  • Bounce : l'email a été refusé par le serveur du destinataire et n'a pas pu être livré. Il s'agit souvent d'une faute de frappe dans l'adresse email.
  • Bloqué : l'email n'a pas pu être délivré

Nous facilitons aussi le suivi de la consultation du webdocument. En effet, lorsque le lien de ce dernier a été cliqué, l'état de la facture devient Consulté :

Consultée