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Comment créer un modèle pour mes documents comptables ?

Introduction pour la création de votre modèle en ligne

L'application en ligne Evoliz vous met à disposition par défaut un "modèle standard" pour pouvoir créer une facture ou un devis rapidement. Mais si vous le souhaitez, tous les modèles sont modifiables et vous pouvez personnaliser le modèle existant en cliquant sur le lien Personnalisation modèle de facture ou devis puis en ajoutant les données qui vous intéressent selon votre document comptable (valeurs dynamiques ou tout type de texte).

De la même manière, vous pouvez utiliser les autres modèles prédéfinis (modèle auto entrepreneur ou modèle anglais) selon votre activité. L'avantage de cette personnalisation est que vous pouvez très facilement décliner votre modèle de facture ou devis pour l'international (modèle espagnol, modèle italien, modèle allemand, etc.) sans aucunes limitations ou blocage de langue.

Créer un modèle de facture ou un modèle de devis en ligne

Vous avez déjà un modèle de facture en Word ou Excel et vous souhaitez l’utiliser dans le logiciel de facturation en ligne de Evoliz.com ? Découvrez les étapes pour créer votre modèle type sans le moindre effort.

Tout d’abord dirigez-vous dans la partie Paramètres (en haut à droite dans votre compte) puis dans le sous-menu Modèle, et ensuite cliquez sur le bouton Nouveau modèle.

Sur l’écran qui apparait, saisissez un nom pour le modèle, sélectionnez le type de modèle (par exemple : Facture, Devis, Commande, Bon de livraison ou Relance) et enfin importez votre modèle depuis la zone Modèle à importer puis cliquez sur Convertir.

Importer modèle Word Excel

Astuce pour votre modèle : si vous n’avez pas encore de modèle facture en Excel ou Word, nous vous conseillons de le créer directement sur votre logiciel de traitement de texte ou votre tableur, et une fois terminé importez ce modèle en Excel ou Word dans Evoliz.com.

Si vous avez bien suivi toutes les étapes, vous devriez retrouver votre modèle au format web dans la zone basse de la page. Vous pouvez y apportez quelques modifications si nécessaire.

Maintenant, il ne reste plus qu’à ajouter les valeurs dynamiques à votre modèle de facture ou votre modèle de devis. Un exemple valant mieux qu’un long discours, nous allons modéliser cette partie à l’aide d’un exemple concret.

Exemple de personnalisation d'un modèle de facture en ligne

Par exemple, admettons que je veuille ajouter les informations de mon client sur mon modèle facture. Je souhaite y faire figurer les informations suivantes : Raison sociale, Adresse, Code postal, Ville, Pays et Numéro TVA Intracommunautaire.

Je me positionne alors à l’endroit où je veux mettre sa Raison sociale, ensuite je sélectionne Client dans la première liste déroulante de Valeurs dynamiques ainsi que Raison sociale dans la seconde et enfin je clique sur Insérer. La valeur {CLIENT.NAME} s’insérera alors à l’endroit où je souhaitais positionner la raison sociale de mon client. Réitérez la même procédure pour tous les champs que vous souhaitez afficher sur votre modèle de facture ou de devis et le tour est joué. Terminez en cliquant sur Enregistrer.

Exemple créer modèle de facture devis

A cette étape, vous avez finalisé votre modèle, vous voulez maintenant l’utiliser pour éditer vos factures. Pour pouvoir utiliser votre modèle de facture, il suffit de sélectionner votre modèle dans la liste déroulante "Modèles personnalisés" de Facture puis de cliquer sur le bouton Enregistrer les modifications.

Remarque sur vos modèles : Les modèles factures s’appliqueront aussi aux avoirs et aux acomptes que vous rédigerez.

Créer un modèle de devis, un modèle de commande ou bon de livraison

Les modèles de devis ainsi que les modèles de commande et bon de livraison fonctionnent de la même manière que les modèles factures. Il suffit simplement de sélectionner le type concerné pour pouvoir utiliser les variables dynamiques sur le modèle devis.

Créer un modèle de relance en ligne

De manière générale, le modèle relance fonctionne à l’identique du modèle de facture ou par exemple celui de devis. La seule différence se situe dans les valeurs dynamiques.

Lorsque que vous créez une relance dans le logiciel de devis et facture proposé par Evoliz.com, vous pouvez modifier le corps de la relance. C’est pourquoi vous trouverez dans les valeurs dynamiques du type Relance une valeur nommée Message (ou {RECOVERY.MESSAGE}).

Rappel sur les relances : si vous souhaitez modifier le message standard de la relance, accédez à l’onglet Email puis cliquez sur Nouvelle lettre de relance.

Créer un modèle de remise de chèques

Comme pour un modèle de facture ou un modèle de devis, vous pouvez créer votre propre modèle de remise de chèques en ligne. Les valeurs dynamiques contiennent entre autres les informations du titulaire du compte, de l'émetteur, de la banque et le montant de la remise de chèque.

Activation du multi-modèle à la saisie de vos documents comptables en ligne

Autre souplesse du logiciel de gestion cloud proposé par Evoliz : l'activation de l'option "Multi-Modèle".

Cette option vous permet de choisir par exemple quel modèle de facture vous souhaitez utiliser à la création de votre facture en ligne. Après avoir activé le multi-modèle, un nouveau champ apparaît à la saisie de votre document comptable (libellé "Modèle", en dessous de l'Objet du document comptable). Vous pouvez donc choisir un modèle de document par type de client avec votre logo, couleurs personnalisées, police et texte différents, etc.

Besoin d’aide pour créer votre modèle de facture, de devis ou autre modèle de document ?

Si vous éprouvez des difficultés pour créer ou importer votre modèle (sous Word ou Excel) ou que vous souhaitez être assisté dans cette tâche, n’hésitez pas à prendre contact avec nous via le formulaire de contact ou par téléphone au 01 46 50 72 04.

Nous mettrons tout en place pour vous apporter l’aide dont vous avez besoin et ce dans les plus brefs délais pour que votre modèle de document comptable soit à votre image.

Pour aller plus loin

Dans le logiciel de facturation vous pouvez très facilement faire une facture en ligne ou par exemple rédiger votre devis professionnel.



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