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Comment créer un modèle personnalisé pour ses documents comptables ?

Par défaut, le modèle standard est appliqué à tous vos documents, et vous pouvez le personnaliser facilement en y ajoutant votre logo, votre arrière-plan, vos CGV, etc.

Création d'un modèle de document personnalisé

Si vous le souhaitez, vous pouvez également créer des modèles de documents à votre image, en vous rendant dans l’onglet Modèles des Paramètres (section Documents) de votre compte :

Onglet Modèle des Paramètres d'Evoliz

Depuis cette fenêtre, vous pourrez paramétrer différents modèles pour chacun des documents que vous allez créer dans Evoliz : facture, devis, commande, bon de livraison, relance, remise de chèques, commande fournisseur, bon de réception :

Type de modèles

Pour créer un nouveau modèle de document, nous vous conseillons de partir du modèle standard et d’y apporter les modifications que vous souhaitez. Pour cela, cliquez sur “Personnaliser”, à droite de l’une des lignes de document :

Personnaliser un modèle

Sur la page suivante, vous pourrez ajouter les données qui vous intéressent selon votre modèle de document d’origine, que ce soit du texte ou des valeurs dynamiques. N’oubliez pas d’ajouter un titre à votre modèle avant d’enregistrer, en haut de la fenêtre.

Quelques exemples de personnalisation de modèle :

  • Ajout de texte :

Pour ajouter du texte à un emplacement du modèle, cliquez sur la zone à modifier puis saisissez le texte que vous souhaitez :

Ajout de texte de un modèle de document

  • Ajout d'une valeur dynamique :

Pour ajouter une valeur dynamique à un emplacement du modèle, cliquez sur la zone où vous souhaitez faire apparaître cette valeur dans le modèle. Ensuite, rendez dans le premier menu déroulant juste au-dessus de la zone de saisie, et sélectionnez le type de valeur à ajouter. Dans le second menu déroulant, à droite, choisissez la valeur souhaitée.

Par exemple, si je souhaite ajouter la valeur “Adresse mail du client”, je choisis “Client” dans le premier menu déroulant, puis “Email” dans le second. Ensuite, je n’ai plus qu’à cliquer sur la zone où je souhaite insérer la valeur, puis à cliquer sur “Insérer”, à droite des menus déroulants :

Ajout de valeur dynamique

  • Ajout du logo

Pour ajouter un logo au modèle, il suffit de cliquer sur “Parcourir” à la section Logo du modèle, en haut  à droite de la fenêtre. Pour choisir l’emplacement du logo dans votre modèle de document, il vous suffit de déplacer la valeur dynamique {COMPANY.LOGO} , par défaut en haut à droite du modèle :

Ajout d'un logo au modèle

  • Ajout d’une colonne ou d’une ligne dans un tableau

Pour  insérer une ligne ou une colonne dans un tableau du modèle, rendez-vous dans la zone où vous souhaitez ajouter un élément. Faites un clic droit sur cette zone, puis sélectionnez le type d’élément à ajouter, par exemple “Colonne”. Dans mon exemple, je choisis “Insérer une colonne après”. Je n’ai plus qu’à insérer des valeurs dynamiques ou à saisir du texte dans cette nouvelle colonne :

Ajout d'une colonne sur un modèle

  • Mettre un fond de couleur à une cellule

Vous avez également la possibilité de mettre en couleur le fond des cellules. Pour cela, il vous suffit de sélectionner avec votre souris les cellules concernées, puis à faire un clic droit sur cette zone. Sélectionnez “Cellule” dans la fenêtre qui s’ouvre, puis “Propriétés de la cellule”. 

Dans le champ “Couleur d’arrière-plan”, cliquez sur “Choisissez” pour sélectionner une couleur dans la palette prédéfinie, ou bien indiquer directement la référence de la couleur dans le champ texte. Validez les modifications en cliquant sur “Ok”.

  • Modifier les marges de votre modèle

Pour modifier les marges de votre modèle, rendez-vous en bas de la page de saisie. Vous y trouverez 4 champs “Marges”, dans lesquels vous pourrez indiquer en millimètres les marges souhaitées sur vos documents :

Marges du modèle

 

Une fois toutes les modifications effectuées, terminez en cliquant sur Enregistrer.

A cette étape, vous avez finalisé votre modèle, vous voulez maintenant l’utiliser pour éditer vos documents. Pour pouvoir utiliser votre modèle, il suffit de le sélectionner dans la liste déroulante "Modèles personnalisés" puis de cliquer sur le bouton "Enregistrer les modifications" :

Modèle par défaut sur Evoliz

Ce modèle sera alors appliqué par défaut à la création d’un document.

De la même manière, vous pouvez utiliser les autres modèles prédéfinis (modèle auto entrepreneur ou modèle anglais) selon votre activité. L'avantage de cette personnalisation est que vous pouvez très facilement décliner votre modèle de facture ou devis pour l'international (modèle espagnol, modèle italien, modèle allemand, etc.).