Qu'est-ce qu'un ''webdocument'' et quelle est son utilité ?

Chaque document créé dans Evoliz (hors Brouillon) a son propre lien webdocument. Vous pouvez obtenir ce lien sécurisé en vous rendant sur un document, puis en cliquant sur l'icône Options Icône Options en haut à droite de la fenêtre :

> Lien web-document

Le but est d’envoyer ce lien à votre client. Il pourra ainsi voir le même document que vous, l’afficher en PDF, le télécharger, l’imprimer ou payer en ligne (pour cette dernière option, votre compte doit être configuré pour le paiement en ligne). .

Un gain de temps à la fois pour vous et pour votre client dans les prises de décisions et la validation des documents de vente :

Aperçu lien webdocument

Ce lien web-document est également "tracké". Dès que le lien est cliqué et que le document est consulté, la barre d'état du document change automatiquement et passe au statut "Consulté".

Cette fonctionnalité vous permet de relancer au bon moment vos clients. Depuis l'icône Option, vous pouvez savoir combien de fois le document a été consulté et également connaître la dernière date d'ouverture. Attention, une ouverture par vos soins est également prise en compte.

Lien webdocument consulté

Ceci concerne tous les webdocuments (facture, devis, bon de commande, bon de livraison, ...), voici maintenant les actions spécifiques à chaque webdocument.

Webdocument facture : faites-vous payer en ligne

Si vous configurez votre compte Evoliz pour accepter des paiements en ligne (via Paypal, Payzen ou Stripe) de la part de vos clients, le bouton Payer en ligne apparaîtra sur votre webdocument facture. Votre client pourra alors vous régler la facture en Carte bancaire, Carte de crédit ou compte PayPal, Payzen, Stripe. Votre client pourra également récupérer le reçu de son paiement.

Pour en savoir plus sur le paiement en ligne de vos factures veuillez consultez la page dédiée : Comment se faire payer une facture en ligne par vos clients ?.

Webdocument (Devis, Commandes, Livraisons) : obtenez une validation en ligne

Chaque devis, commande ou bon de livraison peut être, pour des raisons de classement des affaires en cours, accepté ou refusé par votre client directement via le webdocument. En effet, en accédant au webdocument votre client aura plusieurs possibilités d'action : Accepter, Refuser ou Mettre en attente.

Accepter refuser mettre en attente un webdocument

Pour chaque action que votre client choisira d’effectuer vous serez obligatoirement notifié en temps réel et votre document changera d’état dans votre compte Evoliz. Le webdocument vous permettra d’obtenir une réponse plus rapidement de la part de votre client sans perte de temps.

Seul le devis dispose d’un bouton supplémentaire, la "mise en attente". Pour des raisons multiples votre client met en attente vos propositions, cela ne veut pas dire qu’il la rejette ou qu’il l’accepte mais qu’il prend du temps pour l’analyser. De la même manière vous serez notifié par email de son changement d’état.

Conversation sur webdocument : échangez avec votre client en ligne

Pour faciliter l’échange avec votre client, vous pouvez déclencher une conversation depuis le logiciel de gestion commerciale en ligne de Evoliz. Pour démarrer une conversation, rendez-vous en bas de votre document, dans la partie "Conversation", cliquez sur "Écrire". De son côté, votre client peut, lui aussi, démarrer une conversation via le webdocument en cliquant sur le lien Conversation situé en dessous du Net à Payer. Lorsque vous rédigez un message dans la conversation vous pouvez choisir de notifier votre client (il faut que ce dernier possède une adresse email), il sera alors invité à consulter la conversation via le webdocument concerné. Il pourra vous répondre et vous pourrez ainsi commencer une négociation ou finaliser une offre. Vous pouvez également ajouter des notes internes (non visible par votre client).

 

Bon à savoir : votre client garde accès à l'ensemble des webdocuments de la chaîne commerciale et peut tous les consulter librement. Tous sont disponibles en bas de page du webdocument.