Qu'est-ce que la bannette d'achats et comment l'utiliser ?

Depuis Evoliz, vous pouvez collecter et transmettre vos factures d’achats, avoirs fournisseurs et notes de frais depuis une seule et même interface, la bannette d’achats.

La bannette permet de regrouper la totalité des documents d’achats que vous pouvez récupérer grâce à différentes méthodes de collecte : glisser-déposer, email bannette, Demat’Box®, application mobile. La possibilité de donner un accès à votre expert-comptable lui facilite ensuite la récupération de vos documents.

Présentation de l’interface

La bannette est disponible dans le menu Achats > Bannette. Deux encarts sont dédiés à la collecte de vos documents : l’un pour les factures fournisseurs, le second pour les notes de frais. Quelle que soit la méthode de collecte des factures d’achats, tous les documents y sont rassemblés, à condition qu’ils soient en attente de traitement.

Une fois collectés, les documents PDF sont listés par ligne. Les numéros en haut à droite vous permettent de gérer l’affichage de vos documents. Un encadré bleu récapitule le statut, le nom, le créateur, la date ainsi que la source du PDF. Un document peut contenir plusieurs pages, chacune d’entre elles est affichées pour un aperçu plus rapide.

La Recherche avancée permet de trier les documents par utilisateur, par source, par état ou par type de document :

La collecte optimisée de vos documents

Le système OCR

En plus de faciliter la collecte des documents d’achats, la bannette permet également de les traiter de façon quasi-automatique. Elle est équipée d’un système d’OCR, ou système de Reconnaissance Optique des Caractères. Une fois un document collecté puis validé dans la bannette, celui-ci passe par le traitement OCR, et ce dernier détermine les champs nécessaires pour pré remplir les informations de la facture ou de la note de frais : le fournisseur, les montants HT, TTC, TVA, etc.

La reconnaissance du format Factur-X

Lorsque vous collectez un document conforme au format Factur-X, un système intégré à Evoliz se concentre sur la lecture du fichier XML associé. Le traitement des factures électroniques est géré et vous pouvez compter sur une collecte des données plus fiable et plus complète.