Comment signer un document comptable PDF en ligne ?
Le logiciel de facturation en ligne permet de signer électroniquement un document comptable PDF à l'aide d'un certificat de signature électronique.
La signature numérique PDF consiste à certifier à la fois l'authenticité et l'intégrité du document comptable PDF (facture, avoir, acompte, ...) ainsi que l'identité du signataire. De cette manière l'entreprise peut alors gérer la dématérialisation fiscale des factures en ligne par voie électronique.
Activation du module de signature électronique pour signer un pdf
Pour signer un PDF il faut au préalable activer le module « Signature électronique » disponible dans l'onglet Applications (en haut à droite de votre compte) depuis le logiciel de gestion commerciale en ligne.
Pour cela accédez aux Applications, puis au Sommaire et cliquez sur le lien « Dématérialisation fiscale de factures électroniques ». Après avoir lu les consignes de fonctionnement de cette option sur la signature électronique des documents PDF, faites « Installer le module »
Comment signer un document PDF depuis le logiciel de gestion Evoliz ?
La dématérialisation fiscale par signature électronique concerne les factures, les acomptes et les avoirs. En activant la dématérialisation fiscale, tous vos documents comptables PDF seront automatiquement signés électroniquement, sans action supplémentaire de votre part.
La signature numérique par certificat électronique est apposée sur le document PDF au moment de l'enregistrement d'une facture en ligne (état "Brouillon" vers "Enregistré/Envoyé" ou suite à un import de factures), à la création d'une facture d'acompte depuis un devis ou à la saisie d'un acompte depuis une commande et enfin à la création d'un d'avoir en annulant une facture.
Comment vérifier qu'une facture PDF ou autre document comptable a été signé électroniquement ?
Pour vérifier qu'un document comptable PDF (par exemple, une facture en ligne, un avoir ou encore un acompte) a bien été signé, il suffit de contrôler que le fichier PDF a bien été sécurisé par un certificat de signature électronique (c'est-à-dire qu'il contient l'entête « Certifié par » à l'affichage du document PDF).
Pour une vérification encore plus rapide, le logiciel de gestion saas ajoute sur l'image du PDF un petit icône de certification (voir visuel ci-dessous).
Remarque sur les crédits : La création d'une facture, d'un acompte et d'un avoir ainsi que la modification d'une facture consomme un crédit de signature électronique. Dans le cas où vous modifiez une facture signée l'application conservera alors la précédente facture dans la zone "Fichier(s) lié(s)".