Appairage et utilisation de la Demat'Box®

 

Le scanner autonome Demat’Box® est un outil de numérisation sans PC qui permet de dématérialiser l’ensemble des factures fournisseurs et notes de frais vers l'application. La Demat’Box® n’a besoin que d’une connexion Internet pour fonctionner.

3 boutons sont visibles sur la face externe de la Demat’Box® :

Boutons de la Demat'Box®

Connecter la Demat'Box® à l'application

Étape 1 : connecter le scanner à internet

  • En réseau local, avec un câble RJ45 dans la prise au dos de la Demat'Box® branché à l'autre extrémité dans la prise réseau.
  • En Wifi, en appuyant quelques secondes sur le bouton WPS (Wi-Fi Protected Setup) du routeur ou box ADSL. Dans la minute qui suit, appuyez sur le bouton Setup Wi-Fi au dos de la Demat'Box®.

Étape 2 : configurer le scanner dans l’application

Pour cela, rendez-vous dans le menu Applications > Collecteur de facture :

Connextion de la Demat'Box®

Pour lier votre scanner à l’application, entrez le code affiché sur l'écran de votre Demat'Box®. Pour l'obtenir :

  • Appuyez brièvement sur la touche 1 (bouton de validation)
  • Un code d'appairage s’inscrit sur l'écran de la Demat'Box® (Attention, ce code d’appairage n’est valable que 5 minutes après son obtention)

Scanner vos factures fournisseurs, avoirs fournisseurs et notes de frais

Une fois la Demat’Box® installée, il suffit de sélectionner le service désiré sur la Demat’Box® puis d’appuyer sur le bouton de validation (1) pour scanner un lot de pièces.

Si vous disposez de plusieurs utilisateurs sur la même Demat'Box®, il est conseillé d'obtenir un code d'appairage par utilisateur. Cette manipulation vous permettra de garantir la traçabilité de la personne qui a scanné la facture. L'utilisateur aura juste à choisir son compte (Nom-Prénom) en début de numérisation en utilisant le bouton de navigation (3). Le bouton d'annulation (2) permet de naviguer dans l'arborescence de la Demat'Box®.

Une fois la numérisation effectuée, vous recevrez le document dans l'onglet Achats > Bannette.

Le document sera ensuite lu et traité par l’OCR, et la dépense et les écritures d’achats seront automatiquement créées après validation de la facture.