Activer la création automatique des dépenses par l'OCR

L’OCR est un module de reconnaissance optique des caractères (Optical Character Recognition). Cette technologie développée par Evoliz détecte précisément les zones clés de la facture fournisseur (date – montant – fournisseur), ainsi que les montants HT et TTC dont est déduite automatiquement la TVA.

Activer la création automatique des dépenses

Pour activer la création automatique des dépenses par l’OCR sur un compte client, il vous suffit de vous rendre dans les Paramètres, puis dans l’onglet Suppléments. A la section RobOCR, cochez la case Création Automatique des dépenses pour activer la fonctionnalité, puis Enregistrez.

RobOCR

Vous avez également la possibilité d’activer cette fonctionnalité dès la création d’une nouvelle société en cochant la case Création Automatique des dépenses.

Ainsi, lorsqu’une facture est collectée, que ce soit par l’intermédiaire de ZeBill, de la DématBox ou simplement en glisser-déposer, le robot OCR traite automatiquement le document et en détecte les champs clés :

  • Le numéro SIRET permet au robot de trouver le nom du fournisseur,
  • Il lit également les montants TTC et HT de la facture et en déduit le montant de TVA.

RobOCR

 Il ne vous reste plus qu’à valider la dépense et à passer à la suivante. Les dépenses et les écritures d’achats sont automatiquement générées après validation des factures.

Remarque : Si un utilisateur d’Evoliz a déjà scanné une facture d’un fournisseur en particulier, l’OCR reconnaîtra ce fournisseur et proposera par défaut la même classification que pour les autres utilisateurs. Par la suite, lorsque vous ajouterez vos propres classifications d’achats aux fournisseurs, le robot prendra en compte vos réglages en priorité.

Détection des doublons

Si l’OCR détecte plusieurs factures émises le même mois par le même fournisseur pour le même montant TTC, il prévient l’utilisateur qu’il s’agit de doublons potentiels. Un message apparaît au-dessus du document en traitement :

Doublon potentiel

Vous pouvez soit consulter la facture qu’il considère comme un doublon, soit directement valider / supprimer le document en traitement.