Collecter les factures fournisseurs directement depuis une boîte mail avec ZeBill

Principe du collecteur ZeBill

La solution ZeBill est un collecteur de factures numériques, qui permet de centraliser les factures fournisseurs en les détectant dans les boîtes mails, qu’elles soient contenues dans le corps du mail, en pièces jointes ou en lien. ZeBill identifie parmi les mails ceux contenant des factures et isole les documents comptables pour les transmettre à Evoliz.

Une fois par jour, le robot ZeBill se connecte au serveur de messagerie et parcourt l’ensemble des mails sans en changer le statut (un mail « non lu » conserve le statut « non lu »). Il utilise des mots clés pour analyser les différents champs du mail (entête, corps du texte, pièces jointes) et attribue des scores aux mails, qui déterminent si le mail traité contient une facture ou non.

 

Connexion d'une boîte mail au robot ZeBill

Pour connecter une boîte mail au robot ZeBill sur Evoliz, il suffit de vous rendre dans l'onglet Applications d'un compte client et d'ajouter le module ZeBill.  Vous devez récupérer au préalable certaines informations auprès de votre client, notamment l'e-mail, le login et mot de passe de l'e-mail ainsi que l'Imap. Enfin, choisissez la date de début de collecte.

Si votre client est réticent à l'idée de donner les identifiants de sa boîte mail, proposez-lui de créer une adresse mail dédiée, du type fournisseurs@mon-entreprise.com pour récupérer les factures de ses fournisseurs.

 

Zebill

 

Une fois le compte connecté à ZeBill, les factures reçues seront directement centralisées dans le menu Achats>Fichiers du compte client. Les factures récupérées arriveront tous les matins sur la liste de fichiers, classées selon la source Email.

Les factures seront ensuite directement traitées par l'OCR, qui créera automatiquement les dépenses correspondantes.