Dans Evoliz, vous pouvez suivre l'état de vos commandes fournisseur, de l'état Brouillon à l'état Facturé.
Selon l'état du bon de commande fournisseur des actions sont possibles à effectuer dans l'application de gestion. Voyons ci-dessous la chronologie des états d'un bon de commande dans Evoliz.
Etat « Brouillon » pour un bon de commande fournisseur
L'état Brouillon d'un bon de commande fournisseur signifie que le document comptable a juste été créé, ou plus simplement sauvegardé dans l'application.
Cette première étape permet de générer un numéro temporaire de bon de commande fournisseur en ligne avant de le communiquer à votre fournisseur pour confirmer le passage de votre commande.
Sur le contexte de votre bon de commande, vous pouvez faire un Aperçu du document comptable (pour vérification), y ajouter une information ou apporter une correction avec le bouton Modifier, ou finalement le Supprimer.
Pour valider le bon de commande fournisseur et créer le document comptable avec une numérotation unique, il vous suffit de faire Enregistrer ou Envoyer.
L'action d'Envoyer vous permet de diffuser le bon de commande par Email, par Courrier postal et par Fax (sous réserve d'avoir des crédits d'envois activés). Sinon, vous pouvez l'Enregistrer et communiquer le bon de commande par vos propres moyens à votre fournisseur.
Si vous passez souvent cette même commande à votre fournisseur, vous pouvez aussi utiliser le bouton Copier pour générer un bon de commande fournisseur identique d'un simple clic.
Etat « Enregistré / Envoyé » pour un bon de commande fournisseur
Vous venez d'Enregistrer ou d'Envoyer votre bon de commande à votre fournisseur. Ce document comptable a donc été validé pour déclencher la livraison de marchandises de la part de votre fournisseur.
De nouvelles actions (en plus des précédentes déjà citées : Envoyer / Modifier / Copier / Supprimer) sont alors disponibles sur le contexte de la commande.
Vous pouvez indiquer si le bon de commande a bien été Accepté, ou finalement s'il a été Refusé par le fournisseur (bouton Approbation), ainsi que déclencher le bon de réception fournisseur à la livraison de la marchandises (bouton Réceptionner) ou bien directement créer la dépense en ligne correspondante (bouton Créer une dépense).
Etat « Refusé / Accepté » pour un bon de commande fournisseur
Cet état correspond à l'action d'Approbation du bon de commande fournisseur. Soit le bon de commande a été accepté par le fournisseur (bouton Approbation>Accepter) soit le fournisseur a refusé votre commande (bouton Approbation>Refuser).
Etat « Réceptionné » pour un bon de commande fournisseur
Cet état Réceptionné signifie que la commande a été livrée par votre fournisseur. L'action de réceptionner la commande (bouton Réceptionner) va alors créer un bon de réception en ligne, soit de la totalité de la marchandise, soit partiellement.
Dans le cas où les marchandises n'ont pas toutes été livrées, vous pourrez dans un second temps revenir sur le contexte du bon de commande fournisseur afin d'indiquer que vous avez réceptionné le reste de la marchandise (bouton Réceptionner le restant).
Etat « Facturé » pour un bon de commande fournisseur
L'état Facturé correspond au fait de facturer le bon de commande fournisseur, ou plus précisément de générer la dépense liée à cette commande d'achat de marchandises (bouton Créer une dépense) depuis Evoliz.
Remarque : Un filtre Etat est disponible sur le listing des commandes fournisseur afin de vous simplifier la recherche d'un bon de commande fournisseur (Menu « Achats » puis sous-menu « Commandes »).