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Suivi et relance des impayés

 

Gardez le contrôle et organisez vos relances

Avec Evoliz, tout est fait pour améliorer votre trésorerie au quotidien. Retrouvez sous un même onglet toutes vos factures en retard de paiement. En un coup d'œil suivez l'état d'avancement de vos relances grâce aux onglets "Relancées" et "Non relancées" 🪄

Gagnez du temps et affinez vos recherches en choisissant de filtrer par nombre de jours de retard ou directement par client.  

🔥 Le petit + : grâce au listing de vos documents arrivant à échéance, faîtes le choix d'anticiper un retard de paiement en envoyant un simple rappel amical. Vos relations commerciales sont chouchoutées et votre trésorerie préservée.

Personnalisez vos niveaux de relance

Pour optimiser votre stratégie de relance, vous pouvez créer plusieurs modèles : rappel, relance de niveau 1, 2, 3 … Choisissez de monter le ton. A votre façon 🎨 

Aller plus loin et sublimez la personnalisation de votre message en insérant des valeurs dynamiques : nom et prénom de votre client, total de la somme dûe, référence et numéro du document… Chaque donnée est à sa place sans que vous n'ayez rien à remplir manuellement.

En manque d'inspiration ? 4 modèles prédéfinis sont mis à votre disposition.

Envoyez en quelques clics depuis votre logiciel

Que vous souhaitiez envoyer votre courrier de relance par email ou par courrier, tout est fait pour que vous n'ayez pas à vous déplacer. 

Envoyez vos emails avec le document joint directement depuis Evoliz, ou profitez de notre connexion partenaire qui permet l'envoi papier de vos relances à toute heure du jour et de la nuit. 

Automatisez vos relances par emails !

Ne laissez plus vos impayés affecter votre trésorerie ! Avec Evoliz, vous pouvez (aussi) configurer et créer un scénario de relances automatiques qui vous ressemble. A l’aide de vos différents modèles d’emails de relance, configurez plusieurs étapes pour contacter vos clients : rappel, niveau 1, 2, 3… Choisissez comment et quand relancer vos clients, et laissez Evoliz s'occuper de l'envoi.

La relance est un moyen pour les commerçants, entrepreneurs de rappeler à leurs clients un règlement à venir, arrivant à terme ou en retard de paiement.

La relance client est une étape importante dans le processus de facturation des entreprises

Elle peut être réalisée par mail ou lettre, et constitue souvent une première démarche essentielle pour le business. C'est un moyen rapide et efficace pour récupérer des fonds sans pour autant engager des démarches contre un client. 

En quoi est-ce vital pour la gestion de son entreprise ? La relance des impayés permet d'assurer une gestion saine de la trésorerie, elle est un moyen facile de gérer les retards de paiement et offre un premier recours en cas de problème. Avoir différents niveaux de relance permet d'anticiper les impayés et accélérer ainsi les entrées d'argent.

La date de paiement dépassée, le montant de la facture et l'historique de paiement du client sont des critères déterminants.

Il n'existe pas de délai légal pour l'envoi des relances. Chaque entreprise doit définir son schéma et sa fréquence d'envoi. Il peut être intéressant d'envoyer un premier mail de relance, appelé relance préventive. Il est conseillé de l’envoyer à une date vous permettant d'anticiper tout problème et de rappeler au client l'échéance à venir. À titre d’exemple, avec Evoliz vous pouvez envoyer cette relance préventive 5 jours avant la date d’échéance.

Puis, vous pouvez envoyer plusieurs relances : un mail ou une lettre 1 jour après la date d’échéance, puis encore une relance 8 jours après.

Enfin, 15 jours après la date d’échéance, vous pouvez envoyer une ultime lettre de relance pour signifier un retard anormal afin de régulariser la situation avant le lancement d'une procédure de recouvrement. Vous laissez ainsi un délai respectable au client pour régulariser le montant de votre créance. 

En faisant ainsi, vous optimisez le processus de paiement et profitez de la dernière lettre pour y insérer une mise en demeure. Cette étape est importante, car elle annonce un contentieux, elle sert donc de dernière chance !

Relancer un client est une démarche à l'amiable. Elle s'effectue le plus souvent par un mail ou lettre. Le recouvrement est une solution plus complexe qui comprend une procédure amiable, puis judiciaire. La relance est un premier recours à privilégier pour entretenir la relation client. Le recouvrement intervient souvent en cas de tentatives de relances inefficaces, lorsque le retard de paiement s'allonge.

Le recouvrement judiciaire est à privilégier après que plusieurs lettres, mails de relance et autres tentatives de négociation à l'amiable se soient avérées inefficaces.

Cette procédure fait intervenir la justice pour assurer le règlement de l'impayé. Elle est dans certains cas inévitable, mais à utiliser en dernier recours pour préserver au maximum la qualité de la relation client.

Suite à une vente, vous avez un client débiteur qui malgré vos mails et lettre ne régularise pas sa situation ? Sachez qu'il est d'abord conseillé de suivre une procédure de recouvrement amiable. Si celle-ci échoue, la voie judiciaire peut être envisagée.

Les relances sont un sujet compliqué quand on veut maintenir une bonne relation avec ses clients. Pour y parvenir, la solution réside dans la mise en forme et le ton utilisés dans la lettre ou le mail de relance. 

Les relances clients doivent être courtoises, professionnelles et claires. Elles doivent également être exhaustives en comprenant la date de facturation, le montant impayé et le délai de règlement. 

Quand on a plusieurs niveaux de relances, le ton peut être adapté et évolutif. À savoir un simple rappel d'un paiement à venir, d'une échéance imminente à ne pas oublier, d'un léger retard ou d'un délai de paiement largement dépassé et à régulariser rapidement.

Il est impératif de discuter avec ses clients. L'important est de comprendre l'origine des litiges afin d'éviter qu'ils ne se reproduisent. Cela peut passer par un ajustement des modalités de paiement, par une meilleure communication, par d'autres solutions préventives afin d'éviter les factures impayées.

Une lettre de relance bien rédigée démontre le sérieux et le professionnalisme de l'entreprise. Relancer une facture impayée, c'est un recours classique qui ne surprendra pas votre client débiteur. La perception de l'entreprise par le client n'en sera pas entachée, à condition de respecter un délai convenable et ne pas relancer de manière agressive. Une relance maladroite peut nuire à la relation commerciale, pensez donc à personnaliser le ton et à relancer dans la bienveillance.

Négliger les relances peut sérieusement impacter la trésorerie, accroître le nombre de créances impayées et induire des pertes financières, altérant sérieusement et durablement la santé de l'entreprise.

Le logiciel Evoliz offre une solution facile pour la gestion des impayés, facilitant le suivi des créances, la programmation et personnalisation des différents niveaux, les relances par lettre ou mail et l'envoi en masse. Avec un logiciel adapté, vous pouvez ainsi gagner du temps dans la gestion de votre facturation et pré-comptabilité.

Le credit management concerne la gestion des créances des clients. Afin de fluidifier les transactions commerciales, mais aussi d'optimiser son business, on peut parfois décider d'accorder des délais supplémentaires de paiements à certains clients. Avec la masse de clients et de transactions, il faut savoir gérer les crédits octroyés et suivre les échéances.

Avec le logiciel Evoliz, cette gestion est renforcée grâce à l'envoi en masse des relances, mais aussi la possibilité de personnaliser les modalités de règlement, directement sur la facture. Savoir gérer le credit management quand on est entrepreneur, c'est avoir une meilleure maîtrise des risques et optimiser sa trésorerie.

Cette fonctionnalité peut aider tout type d'entreprise, qu'il s'agisse d'une création d'activité ou d'une entreprise qui a déjà un volume de facturation important. Relancer ses impayés est une thématique importante à toutes les étapes de vie d'une entreprise car :

  • Il est important de créer une gestion des délais de paiement dès le début afin d'anticiper tout problème en cours d'activité
  • Des problèmes de paiement peuvent survenir à tout moment 
  • Certaines entreprises voient leur trésorerie affaiblie à cause de problématiques d'impayés

La relance client, effectuée par mail ou lettre, doit être intégrée comme un pilier central de la gestion de trésorerie, garantissant une rentrée régulière de liquidités et une stabilité financière. 

Relancer ses clients et analyser la raison des longues créances permet de mieux connaître sa cible, mais aussi d'identifier les faiblesses de son tunnel de vente. Par une amélioration des conditions de paiement, un suivi régulier des échéances, une meilleure communication, l'entreprise pourra améliorer ses entrées de liquidités et optimiser sa gestion de trésorerie.

Laissez-vous tenter !

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