Mieux vaut prévenir que guérir; c'était un peu notre leitmoiv pendant cette conférence.
Parce que OUI, on peut prévenir les impayés !
Parce que tu peux avoir un impayé, mais pas 15 !
Tu peux avoir 2 impayés, mais pas 15 !
Tu peux avoir 3 impayés, mais pas 15...
Tout commence par la qualité de vos documents commerciaux
Leur qualité est indispensable pour vous protéger contre les mauvais payeurs et c'est surtout LA condition sine qua none si vous souhaitez faire appel à un tiers pour du recouvrement amiable ou judiciaire.
Vos factures doivent comporter toutes les mentions obligatoires imposĂ©es par lâEtat. Chez Evoliz, on suit cette liste de trĂšs prĂšs. On attire votre attention sur le numĂ©ro de TVA intracommunautaire de vos clients (qui a Ă©tĂ© ajoutĂ© le 1er janvier 2018), ainsi que sur une confusion courante entre raison sociale et nom commercial. Par exemple, si vous voulez nous envoyer des factures (pitiĂ© ne le faites pas), vous devriez les adressez Ă Triiptic SAS et non pas Ă Evoliz qui nâest que notre nom commercial.
Les Conditions GĂ©nĂ©rales de Ventes ne sont pas obligatoires mais vous devez les prĂ©senter si un client vous les demande⊠(vĂ©ridique !) Donc autant sây pencher dĂšs le dĂ©part ! Pour des CGV claires, vous devez indiquer les dĂ©lais de paiement proposĂ©s, les pĂ©nalitĂ©s en cas de retard de paiement et lâindemnitĂ© forfaitaire pour les frais de recouvrement. Attention tout de mĂȘme, pour que vos conditions soient valables, votre client doit en avoir connaissance avant de passer commande donc vous devez les intĂ©grer dans vos devis, contratsâŠ
Conseils :
- MĂȘme sâil nây a aucune obligation, on vous invite Ă indiquer vos coordonnĂ©es bancaires directement sur vos factures.
- Dans vos CGV, vous pouvez indiquer des conditions dâescompte en cas de rĂšglement anticipĂ© ; en clair une remise lorsque le client paye en avance âș
- Facturez tout de suite ! Plus vous attendez, plus les risques dâimpayĂ©s augmentent ! Le temps est comptĂ© !
- Validez le destinataire de votre facture et son adresse dâenvoi ; et assurez-vous que le document est bien transmis afin dâĂ©viter que le dĂ©lai de paiement sâallonge pour une erreur.
- Relancez sans attendre les retardataires en suivant de prĂȘt vos mouvements bancaires. A ce sujet, voici un trĂšs bon guide sur comment ouvrir un compte pro !
- Conserver les documents et Ă©changes avec votre client, vous en aurez besoin si vous faites appel Ă un tiers pour le recouvrement.
VĂ©rifier la solvabilitĂ© dâun nouveau client; ou lors dâune commande importante !
Si votre client est une entreprise, vous pouvez trĂšs simplement vous renseigner auprĂšs du TrĂ©sor Public ou de lâUrssaf mais gardez en tĂȘte que les donnĂ©es sont basĂ©es sur la trĂ©sorerie du dernier exercice et non pas celui en cours⊠Pour du temps rĂ©el, sollicitez Infogreffe qui se fera un plaisir de vous notifier si une procĂ©dure de sauvegarde/de redressement/ de liquidation judiciaire est ouverte contre votre client. Vous pourrez Ă©galement consulter ses comptes annuels et son Ă©tat dâendettement⊠toujours instructif !
Si votre client est un particulier, câest plus dĂ©licat ; mais vous devriez vous prĂ©munir en demandant ses informations personnelles comme la date et le lieu de naissance ; et surtout un acompte (attention sâil nây a pas de prĂ©cision les sommes versĂ©es sont des arrhesâŠ).
Choisir des moyens de paiement adaptés !
Sachez que vous ne pouvez imposer aucun moyen de paiement Ă votre client mais il est possible de refuser les paiements par chĂšque ou CB si câest clairement affichĂ©.
Merci de privilĂ©gier au maximum les prĂ©lĂšvements et pitiĂ© Ă©vitez autant que possible les chĂšques ; votre trĂ©so vous en sera reconnaissante ! Si jamais vous aimez aller Ă contre-courant, vous pouvez quand mĂȘme utiliser une solution type Transax ou VĂ©rifiance pour interroger la Banque de France.
Pour les adeptes des services de paiement en ligne, comme Paypal, connectez-le à votre logiciel de facturation pour que votre client puisse directement régler à réception.
Les professionnels dont les missions sâĂ©talent sur plusieurs mois, sachez que vos confrĂšres mettent en place une facturation Ă lâavancement aussi appelĂ©e facture de situation. Elle ne se cantonne plus seulement au secteur du BTP et vous permet dâencaisser tout au long de votre prestation/chantier/missionâŠ
Enfin, pensez aussi Ă lâaffacturage dans les moments difficiles ou simplement pour financer une croissance rapide !
Et pour ceux qui se sentent dĂ©passĂ©s, dĂ©laissĂ©s, qui nâaiment pas lâadministratif, aucune honte Ă avoir, vous rencontrĂ©s les mĂȘmes difficultĂ©s que lâimmense majoritĂ© des petites structures ! Alors faites-vous accompagner par un cabinet comptable performant, par une sociĂ©tĂ© de secrĂ©tariat externalisĂ©, par un logiciel certifiĂ©âŠ
Enfin, pour tout comprendre du recouvrement amiable et judiciaire, suivez notre webinaire du mois de mars, co-animé avec Sefairepayer.com et Parhuis :