Synchronisation de votre compte en banque et des lignes du relevé bancaire
L'application Evoliz vous permet de connecter votre compte en banque au logiciel de gestion commerciale. Cette synchronisation automatique récupère quotidiennement les entrées - sorties du relevé bancaire pour contrôler en temps réel votre solde de banque et piloter votre trésorerie.
La connexion de votre compte bancaire s'effectue depuis les « Paramètres » de l'outil (en haut à droite, Compte ou Prénom-Nom > Paramètres) puis dans la rubrique « Comptes bancaires ». Vous pourrez alors modifier la banque par défaut ou sinon créer un nouveau compte bancaire en renseignant tout d'abord les coordonnées bancaires et, après avoir enregistré, en cliquant sur « Automatiser ce compte bancaire ».
La synchronisation tentera alors de reprendre votre historique depuis la date renseignée et selon les disponibilités de votre banque, celles-ci étant très variables allant de quelques jours à 90 jours (en moyenne 30 jours).
De plus, cette fonctionnalité gère aussi le multi-banque, c'est-à-dire dans le cas où vous avez des comptes bancaires dans des banques différentes (BNP Paribas, Société Générale, Banque Populaire, Crédit Agricole, ...). De cette manière vous pourrez avoir une vision globale de vos entrées - sorties, de votre balance des mouvements et de votre solde fin de mois (menu de gauche, Rapports > Banque > Suivi de vos mouvements bancaires).
Traitement des entrées d'argent depuis le relevé bancaire
Maintenant que votre relevé bancaire est connecté au logiciel de facturation, et que vous avez édité tout type de documents comptables (facture en ligne, avoir client, ...), vous allez pouvoir rapprocher les données bancaires et pointer les lignes correspondant aux sommes perçues.
Voyons ci-dessous différents cas d'utilisation, allant de la facture simple au groupement de factures jusqu'à la saisie d'une remise de chèques, d'un paiement partiel ou encore d'un avoir client.
Cas 1 : Paiement d'un montant identique à la facture
Vous avez reçu sur votre compte bancaire la somme correspondant au montant total de la facture. Il vous suffit alors de sélectionner le « Type (Facture) » puis dans les « Données à rapprocher » de choisir la facture associée.
A noter que si le montant est unique dans le système le logiciel de gestion saas (software as a service) fera automatiquement la présélection de la facture, sans action de votre part.
Cas 2 : Paiement correspondant à un lot de factures
Vous avez reçu sur votre compte en banque une somme correspondant à plusieurs factures. Il va donc falloir sélectionner le « Type (Facture) » puis dans les « Données à rapprocher » lister l'ensemble des factures pour que le montant restant à rapprocher soit égal à 0.
Pour faciliter la recherche des factures concernées par ce paiement global vous pouvez entre autres utiliser dans l'outil de facturation en ligne le filtre de « Recherche avancée » avec un tri par date (mois année).
Cas 3 : Versement suite au dépôt d'une remise de chèques
Suite au dépôt d'une remise de chèques auprès de votre banque, vous recevez quelques jours après la somme sur votre compte bancaire. Pour pointer cette ligne il vous suffit alors de sélectionner le « Type (Remise de chèques) » et de choisir dans les « Données à rapprocher » la remise de chèques correspondant à ce montant.
A savoir que pour créer une remise de chèques, il faut au préalable entrer les paiements des factures dans l'application de gestion commerciale cloud puis accéder au menu de gauche « Données bancaires » et au sous menu « Remises de chèques ».
Lors de la saisie d'une nouvelle remise de chèques les factures payées par chèque sont toutes listées selon la période personnalisée. Pour terminer, il vous reste à cocher les factures pour lesquelles vous avez reçu un chèque de la part du client et à cliquer sur l'action « Continuer ».
Cas 4 : Paiement partiel ou en plusieurs fois de la part du client
Vous aviez par exemple convenu avec votre client d'un paiement en 3 fois du total de la facture. Vous avez depuis reçu le premier versement sur votre relevé bancaire, c'est-à-dire un paiement partiel dans le logiciel de facturation mac / windows. Pour pointer ce premier règlement il vous suffit de sélectionner le « Type (Facture) » et de choisir dans les « Données à rapprocher » la facture concernée. Le système affichera en dessous de la ligne le Restant à rapprocher (en négatif, car le montant total de la facture est supérieur au paiement partiel).
Remarque : Si votre client effectue un versement qui paye plusieurs factures, dont l'une partiellement, il faudra dans ce cas-là scinder la ligne du relevé bancaire en indiquant le montant du paiement partiel. L'action de « Scinder » (bouton d'action en entête du relevé bancaire) va en fait créer une seconde ligne. Vous pourrez alors pointer la totalité de la première facture avec la ligne 1 et pointer la somme intermédiaire de la seconde facture avec la ligne 2. A savoir que le rapprochement d'un paiement partiel fonctionne pour une seule ligne et une seule facture.
Cas 5 : Paiement d'une facture prenant en compte un avoir client
Votre client vient de verser une somme inférieure au montant total de la facture car il a en sa possession une facture d'avoir. Pour gérer ce cas depuis le relevé bancaire, il faut le faire en 2 étapes dans le logiciel de comptabilité en ligne. La première étape consiste à créer l'avoir en scindant la ligne du relevé bancaire et en indiquant un montant négatif correspond à la somme de l'avoir.
Cette action de « Scinder » (bouton d'action en entête du relevé bancaire) va alors créer une nouvelle sortie d'argent liée à l'avoir client. Pour pointer cette première ligne il vous suffit de sélectionner le « Type (Avoir) » puis dans les « Données à rapprocher » de choisir l'avoir précédemment saisi dans l'outil. L'édition d'un avoir s'effectue depuis le menu de gauche « Ventes » et le sous menu « Avoirs ».
La ligne initialement sur le relevé bancaire a elle été incrémentée du montant de l'avoir. Il est donc maintenant possible de pointer cette ligne avec le montant total de la facture. Pour cela, il vous suffit de sélectionner dans cette deuxième étape le « Type (Facture) » puis dans les « Données à rapprocher » de choisir la facture associée.
Gestion automatique des frais bancaires sur les entrées d'argent
Le système traite automatiquement les frais bancaires et commissions sur les entrées d'argent. L'application détecte les libellés de remise CB avec frais. La ligne est alors automatiquement scindée en deux : une ligne créditrice du montant brut de la remise CB et une ligne débitrice du montant des frais bancaires qui est rattachée aux affectations diverses de sorties en tant que « Frais bancaire ».
Astuce : Vous pouvez également configurer des règles de rapprochement automatique (en haut à droite, Compte ou Prénom-Nom > Paramètres > Règles de rapprochement). L'icône représenté par un éclair sur le relevé bancaire vous permet d'éditer directement une règle de rapprochement selon le libellé de l'opération sur lequel vous êtes (menu de gauche, Données bancaires > Relevés bancaires).
Pour aller plus loin et mettre en pratique ces nombreux cas dédiés à la gestion bancaire nous vous invitons à vous connecter à votre environnement ou à créer un compte pour votre entreprise (inscription gratuite, 30 jours d'essai offerts et assistance comprise par téléphone, tchat et email).
