[Cas pratique] Récapitulatif des actions sur les documents de vente


Tout type de documents comptables peuvent être édités depuis le logiciel de gestion commerciale (devis, bon de commande, acompte, bon de livraison, avoir, facture, ...). Ce cas pratique détaille le flux complet de facturation pour optimiser le traitement des ventes d'une entreprise. Voyons quelles sont les actions possibles sur ces différents documents de vente et comment automatiser leur création ?

Logiciel de gestion commerciale en ligne pour le flux de facturation saas

Un logiciel de facturation complet en SaaS, du devis à la comptabilité

Le logiciel de facturation en ligne permet de gérer le flux complet lié aux ventes, de la personnalisation du document jusqu'à la génération des écritures comptables. L'outil étant proposé en mode SaaS (Software as a Service), il est compatible depuis un ordinateur, une tablette, un smartphone, et s'utilise directement avec un navigateur internet sur mac / windows, sans aucune installation.

L'entreprise peut par exemple, avant d'éditer son document comptable au format PDF, configurer en quelques clics le rendu final en y ajoutant un logo, en personnalisant son entête et pied de page ou encore en y insérant un arrière-plan. Cette configuration s'effectue en haut à droite dans le compte, en accédant au sous menu « Paramètres ». La TPE-PME a également la possibilité de choisir le formatage de la numérotation (Année, Année/Mois, Numéros) avec un préfixe et un numéro de compteur.

En centralisant tous les documents de vente l'entrepreneur peut suivre efficacement ses indicateurs chiffrés (volume de ventes, chiffre d'affaires, performance commerciale, trésorerie, ...) et faciliter ainsi les opérations comptables. L'outil de précomptabilité construit automatiquement le journal de vente à destination de l'expert comptable avec les documents et justificatifs associés (onglet « Comptabilité » à activer dans les paramètres de compte au préalable).

Des actions globales à l'ensemble des documents de vente

Le logiciel de gestion commerciale dispose de nombreuses actions similaires tout au long du flux de facturation et selon le type de document comptable (devis, bon de commande, bon de livraison, facture, ...). Pour simplifier la prise en main de l'interface, ses actions se situent en haut à droite du compte et sont représentées par des pictogrammes.

Chaque icône a un rôle explicite : Le « crayon » pour modifier le document, l' « enveloppe » pour l'envoyer par email avec possibilité de communiquer le document comptable aussi par courrier et par fax, la « flèche vers le bas » pour télécharger le rendu PDF, le « trombone » pour charger un fichier supplémentaire (un contrat, une image, une présentation PowerPoint, une vidéo, une feuille de temps, un planning, un cahier des charges, etc.).

Remarque : Les « 3 petits points » correspondent aux actions complémentaires sur un document comptable telles que le copier ou le supprimer ainsi qu'accéder au lien webdocument.

Les différentes étapes possibles sur un devis en ligne ?

De manière générale, l'application permet d'éditer un document comptable en « Brouillon » puis de l' « Enregistrer » dès qu'il est terminé et prêt à être communiqué au client. Le document en brouillon aura au départ un numéro temporaire (T-), qui prendra ensuite dès son enregistrement la continuité de la numérotation paramétrée dans le compte.

Toutes les actions possibles dans le logiciel de devis en ligne

Après avoir enregistré le devis en ligne, le client pourra depuis le webdocument indiquer son choix (Accepter le devis, Mettre en attente le devis, Refuser le devis) et l'entrepreneur aura la possibilité de déclencher l'étape suivante : Saisir un acompte, Facturer le devis, Editer un bon de commande ou Faire un bon de livraison.

Quelles sont les actions sur un bon de commande en ligne ?

Sur le même principe que le devis, et après avoir enregistré le bon de commande en ligne, le client pourra accepter ou refuser la commande depuis le webdocument. L'entrepreneur de son côté pourra de nouveau faire un acompte, facturer le bon de commande et éditer un bon de livraison.

Toutes les actions possibles dans le logiciel de bon de commande en ligne

Qu'est-il possible de faire sur un bon de livraison en ligne ?

Pour un bon de livraison en ligne, il est possible de le saisir directement depuis le sous-menu dédié ou sinon depuis un devis et un bon de commande. Le second cas permet entre autres de gérer la livraison partielle suite à la validation d'un devis ou d'une commande, et cela en adaptant les quantités livrées par bon de livraison ou en supprimant une des lignes d'articles. Chaque bon de livraison pourra alors être facturé au client. Le client pouvant indiquer auparavant sur le webdocument : Accepter le bon de livraison ou Refuser le bon de livraison.

Toutes les actions possibles dans le logiciel de bon de livraison en ligne

Astuce : Pour éditer UNE seule facture finale suite à plusieurs bons de livraisons (BL) créés pour le même client, il suffit d'utiliser la fonctionnalité de « Regroupement BL ».

Les différents boutons d'action sur une facture en ligne ?

Une facture en ligne peut être éditée à la demande ou suite à la transformation d'un devis, d'un bon de commande ou d'un bon de livraison. De nombreuses actions sont spécifiques à ce document comptable, dans le but de clôturer le flux de facturation, telles que la saisie d'un paiement ou la création d'un avoir.

Toutes les actions possibles dans le logiciel de facture en ligne

Pour annuler la facture, vous pouvez au choix créer un avoir total ou un avoir partiel avec un montant négatif. Cette action est disponible depuis le pictogramme représenté par les « 3 petits points », de même que créer une relance type ou déclencher une mise en recouvrement en cas d'impayés (après avoir activé le module dans les « Applications »). Vous pouvez également copier la facture en récurrence, point abordé dans la dernière partie.

Comment automatiser la création des documents de vente ?

Pour faciliter la saisie des documents de vente, l'entreprise peut en quelques clics copier un document précédent ou utiliser l'import d'un gabarit excel pour de la reprise d'historique et de la création en masse (par exemple : Menu « Ventes » > Sous-menu « Factures » > Boutons « 3 petits points » sur la liste des factures > Import excel).

Une autre action très pratique permet de créer une facture récurrente automatiquement afin de gérer la facturation périodique. Depuis le menu « Ventes » et le sous-menu « Récurrences » vous pouvez créer une nouvelle récurrence avec un objet dynamique et les actions souhaitées pour la facture (périodicité, répétition, prochaine échéance, ...).





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