[Partie2] Questions / Réponses sur la version 2.0 de l'application


Après une [Partie1] sur la gestion commerciale et la comptabilité, cette deuxième phase du cas pratique revient, toujours sous forme de questions / réponses, sur le paramétrage de vos documents comptables et sur l'automatisation de votre facturation en ligne. De nouvelles astuces et précisions sont à découvrir dans cette seconde partie liée à la version 2.0 du logiciel saas.

Partie 2 sur les documents comptables et la facturation en ligne du logiciel saas

Rappel : [Partie1] sur la gestion commerciale et la comptabilité en ligne

La première partie de ce cas pratique a abordé les aspects liés à la gestion commerciale en ligne et à la comptabilité saas dans le logiciel Evoliz. Plusieurs réponses ont été apportées sur la configuration de votre compte, le paramétrage de vos indicateurs de suivi ainsi que l'activation de la comptabilité, la collaboration avec votre expert comptable ou encore la gestion de la relation client (GRC) à l'aide du module CRM (Customer Relationship Management). Pour en savoir plus, nous invitons à (re)lire la [Partie1] du cas pratique.

Le point sur vos documents comptables en ligne

Question (Q) : Comment ajouter votre logo sur vos factures, devis, bons de livraison, etc. ?
Réponse (R) : Vous pouvez ajouter votre logo sur tous les documents comptables en accédant aux paramètres de votre compte, en haut à droite depuis « Compte » (ou sur votre « Prénom Nom ») puis dans le sous menu « Paramètres » et la sous rubrique « Perso PDF ». Le système ne redimensionne pas votre logo afin d'afficher le rendu réel et en conserver sa qualité. Nous recommandons tout de même une taille de logo de 200x200 pixels au format JPG, GIF ou PNG pour un affichage optimal.

Q : Comment personnaliser votre propre modèle de facturation ?
R : L'application dispose d'un modèle « Standard » que vous pouvez personnaliser pour ajouter ou bien supprimer une information directement sur le gabarit du document comptable. A titre d'exemple vous pouvez modifier la police, la taille et la couleur du texte, supprimer une colonne ou encore ajouter une mention légale liée à votre domaine d'activité (assurance, agrément, condition de règlement, franchise de TVA, etc.). Pour cela il vous suffit d'accéder aux « Paramètres » de votre compte (en haut à droite), puis à la sous rubrique « Modèle ». Vous pourrez personnaliser votre modèle de facture, votre exemple de devis et même créer des modèles de facturation en langue étrangère (anglais, espagnol, allemand, ...). La notion de « Multi-modèle » vous permet de choisir le modèle à appliquer sur votre document comptable dans le cas de plusieurs marques ou filiales.

Q : Comment configurer la numérotation de vos documents comptables ?
R : Pour des raisons comptables (chronologie des numéros, continuité de la numérotation, ...) ce paramétrage est à effectuer avant la création de votre premier document comptable. Cette manipulation se réalise dans les « Paramètres » de votre compte, en haut à droite, puis dans la sous rubrique « Format de numérotation et préfixes des documents ». Vous pourrez alors configurer le formatage (Année, Année/Mois, Numéros) ainsi que le préfixe, les séparateurs, le compteur et la longueur. Le préfixe T- voulant par exemple dire que le numéro du document comptable est temporaire, c'est-à-dire en « Brouillon » avant validation.

Remarque : Si vous avez créé des documents comptables de « test » vous avez la possibilité de réinitialiser vos données dans les « Paramètres » de votre compte, puis dans la rubrique « Société » et « Réinitialiser le compte ». ATTENTION ! Cette action est à utiliser avec précaution car il ne sera pas possible de revenir en arrière.

Q : Comment paramétrer les CGV et les ajouter sur vos documents comptables ?
R : Lors de la saisie d'une facture en ligne, d'un devis ou encore d'un bon de commande, une case à cocher vous permet de joindre les Conditions Générales de Vente (CGV) à votre document comptable. Pour cela il faut au préalable remplir cette donnée dans votre compte, depuis vos « Paramètres » en haut à droite puis dans la sous rubrique « Perso PDF ». Pour ajouter les CGV sur un ancien document (si l'application vous l'autorise selon son état) vous pouvez le modifier à l'aide du bouton d'action, situé également en haut à droite, symbolisé par le crayon.

Q : Comment activer la gestion des devises étrangères sur votre compte ?
R : La gestion du multidevise vous permet d'éditer des documents comptables en devise étrangère (dans plus de 160 devises : Dollar US, France Suisse, Livre Sterling, Yen Japonais, Franc CFA, Dollar Canadien, Dollar Australien, Dirham, Dinar, Yuan, Franc Pacifique, Roupie Indienne, etc.). Son activation se fait sur votre fiche utilisateur, en accédant en haut à droite à votre « Compte » (ou à votre « Prénom Nom ») puis au sous menu « Mon Profil ». En modifiant votre fiche vous pourrez alors activer le multi-devises et facturer dans d'autres devises que l'Euro. Cette option étant spécifique à chaque collaborateur vous pouvez très bien l'activer seulement sur des profils commerciaux à la création de nouveaux utilisateurs.

Le point sur votre facturation en ligne

Q : Comment masquer la visionneuse PDF sur vos documents comptables ?
R : Pour faciliter la vérification du rendu de votre document comptable au format PDF, une visionneuse est proposée à droite des informations de facturation. Une nouveauté disponible dans la dernière mise à jour vous permet maintenant de masquer la visionneuse PDF sur vos différents documents comptables. De cette manière vous donner plus d'espace aux informations saisies sur votre facture, votre bon de livraison, etc. Le fait de « Masquer / Afficher la visionneuse PDF » (à l'aide de la flèche présente dans l'encadré Client) s'applique sur l'ensemble des documents comptables.

Q : Comment envoyer par email votre devis à votre client ?
R : Après avoir édité votre devis en ligne, vous avez la possibilité de communiquer ce document comptable à votre client par différents canaux : l'envoi par courrier, l'envoi par fax et l'envoi par email, et ce directement dans l'application de gestion. Ces envois se font depuis le document comptable, en cliquant sur le bouton d'action représenté par une enveloppe et une flèche vers le haut pour l'envoi par email. Vous pouvez également utiliser la liste déroulante à côté du pictogramme pour envoyer par fax et par courrier, à condition que votre client ait une adresse postale valide et un numéro de fax.

Q : Comment éditer une facture récurrente ou une dépense périodique ?
R : Si vous effectuez la même facture à votre client, par exemple pour de la maintenance, et de la même manière, vous réalisez des achats à intervalles réguliers auprès du même fournisseur, il est alors intéressant d'utiliser la fonctionnalité de récurrence. Du coté client, elle se situe à gauche dans le menu « Ventes » puis le sous menu « Récurrences » et « + Nouveau ». Et côté fournisseur, dans le menu « Achats » puis le sous menu « Récurrences » et « + Nouveau ». A la création d'un document récurrent vous pourrez configurer l'objet dynamique (en y ajoutant le jour, le mois, l'année, etc.) ainsi que gérer la périodicité, la répétition et les actions souhaitées.

Astuce : Vous avez créé un document comptable non récurrent et vous souhaitez que le suivant devienne une récurrence ? C'est très simple, par exemple pour une facture de vente, il vous suffit d'accéder au document comptable existant puis de cliquer sur le bouton d'actions complémentaires (représenté par les 3 petits points) et faire « Copier (récurrence) ».

Q : Comment faire un acompte sur un devis ou un bon de commande client ?
R : La création d'une facture d'acompte pour un client s'effectue depuis un devis ou un bon de commande. Après avoir « Enregistré » le document comptable, un bouton d'action coloré apparaît, en haut à droite de votre compte (illustré par un pictogramme représentant un lot de feuilles superposées) vous permettant de « saisir un acompte », et selon votre document comptable de le transformer en facture, en bon de commande, en bon de livraison, ... . A l'édition d'un acompte vous pourrez en plus choisir le mode de calcul pour le montant TTC (en pourcentage % ou en valeur €).

Q : Comment gérer vos notes de frais et factures fournisseurs ?
R : Le logiciel de précomptabilité automatise la collecte et le traitement des factures fournisseurs selon différents modes opératoires. Vous pouvez entre autres directement glisser-déposer vos documents PDF ou photos de notes de frais depuis le menu « Achats », situé à gauche, et le sous menu « Bannette ». L'application par un système de reconnaissance de caractères (OCR en anglais, Optical Character Recognition) va détecter les informations clés telles que la date de la dépense, le nom du fournisseur et les montants. Il vous suffira alors de vérifier ces informations et d'un simple clic de valider la dépense pour passer à la suivante. Cette fonctionnalité est très pratique pour votre gestion comptable car elle crée automatiquement votre dépense avec la pièce justificative associée !

Pour la collecte des factures fournisseurs et notes de frais : En plus du glisser-déposer dans « Bannette » vous pouvez aussi activer la collecte par le scanner Demat'Box et par la synchronisation de votre boite email, en haut à droite depuis « Compte » (ou sur votre « Prénom Nom ») puis dans le sous menu « Applications » et la sous rubrique « Collecteur de factures ». Autre mode opératoire, celui de connecter l'outil Evoliz aux portails fournisseurs de vos partenaires (depuis la fiche fournisseur ou à la création d'un fournisseur à l'aide de l'action : « Automatiser ce fournisseur »). A savoir que l'ensemble des documents collectés se trouveront automatiquement dans le menu « Achats », sous menu « Bannette » pour ensuite les traiter dans le système d'OCR.

Pour toute question ou remarque, nous vous invitons également à contacter notre assistance directement par email ou par téléphone au 01 46 72 50 04. En vous souhaitant à toutes et à tous une agréable découverte de la version 2.0 du logiciel ;)





[Partie1] Questions / Réponses sur la version 2.0 du logiciel

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