[Partie1] Questions / Réponses sur la version 2.0 du logiciel


La nouvelle interface multi-écrans du logiciel de gestion commerciale en saas a été lancée à la rentrée septembre pour vous simplifier le quotidien sur ordinateur et mobile (smartphone, tablette). Entre astuces, nouveautés et précisions, revenons dans cette première partie du cas pratique, construit sous forme de questions / réponses, sur cette version 2.0 afin d'en optimiser sa prise en main.

Partie 1 sur la gestion commerciale et la comptabilité en ligne du logiciel saas

Le point sur votre gestion commerciale en ligne

Question (Q) : Comment configurer votre compte et modifier vos paramètres ?
Réponse (R) : Tous les paramétrages de votre compte se situent en haut à droite de l'application, en cliquant sur « Compte » (ou sur votre « Prénom Nom ») puis dans le sous menu « Paramètres ». Plusieurs rubriques vous permettent de renseigner les informations de votre société, de personnaliser vos documents comptables et de configurer vos indicateurs de pilotage.

Q : Comment créer un nouveau compte bancaire pour gérer le multi-banque ?
R : Dans le cas d'une seule banque, vous pouvez directement accéder au menu « Données bancaires » du logiciel de gestion commerciale, puis au sous-menu « Relevés bancaires » et cliquer sur l'action « + Nouveau Relevé bancaire » pour automatiser votre compte en banque. Pour du multi-banque, l'ajout d'un second compte bancaire s'effectue dans les paramètres de votre compte (en haut à droite), puis dans la sous-rubrique « Comptes bancaires ».

Remarque : Pour modifier le mot de passe de votre compte bancaire, il vous suffit d'accéder à la sous rubrique « Comptes bancaires » dans vos paramètres de compte, puis sur le compte bancaire concerné de sélectionner l'Option « Mettre à jour le mot de passe ». Vous pourrez alors changer votre identifiant.

Q : Comment utiliser les commentaires dynamiques selon votre mode de paiement ?
R : La saisie des commentaires dynamiques permet de remplir automatiquement la zone « Commentaires » sur vos documents comptables (facture, devis, bon de commande, ...) selon le mode de paiement sélectionné pour votre client (ajout des coordonnées bancaires, ordre de chèque, etc.). Ces informations se configurent dans les paramètres de votre compte (en haut à droite), puis dans la sous-rubrique « Commentaires dynamiques ».

Q : Comment activer et personnaliser vos indicateurs de suivi ?
R : De nombreux graphiques sont proposés dans l'application saas depuis le menu « Rapports » (Vente, TVA, Clients, Achats, Prévisionnel, ...). Vous pouvez aussi typer vos lignes de facturation, côté client (par exemple pour analyser votre gamme de produits ou univers de prestations) et côté fournisseur (par exemple pour contrôler vos charges), ainsi que créer des axes analytiques pour avoir une vision plus détaillée dans le cas de projets, de missions ou encore de chantiers. Ces notions s'activent dans les paramètres de votre compte (en haut à droite), puis dans les sous-rubriques « Classifications de ventes », « Classifications d'achats » et « Analytique ».

Q : Comment gérer votre liste de tâches et paramétrer les rappels par SMS / Email ?
R : Le module de CRM en ligne vous permet de centraliser toutes vos tâches de la semaine et de gérer votre To Do List. Depuis le menu « CRM » et le sous-menu « Activités » vous pouvez lister toutes les actions de votre agenda et activer les rappels par SMS ou Email pour ne rien oublier (bouton d'action « + Nouveau »). Vous avez aussi la possibilité d'attribuer des tâches à d'autres collaborateurs lors de leur création. Et pour vérifier que toutes vos activités ont un rappel, il est pratique d'ajouter la colonne « Rappel » sur le listing, à l'aide du bouton d'action en haut à droite symbolisé par les 3 petits points (« Choix des colonnes » puis en cochant la case correspondante).

Remarque : Le module CRM fonctionne sur le principe de cycle d'avancement (pour de la gestion de projet, mission, chantier, recrutement, actions commerciales etc.) ou processus de vente sous forme de « Pipelines », constitué d'opportunités d'affaires pouvant être déplacées d'étape en étape, elles-mêmes rattachées à une liste d' « Activités ».

Le point sur votre comptabilité en ligne

Q : Comment activer la comptabilité sur votre compte ?
R : L'activation de la comptabilité dans votre compte fait apparaitre un nouveau menu sur votre gauche, intitulé « Comptabilité » comprenant les différents journaux comptables tels que Banque, Vente, Achat et Caisse. Le logiciel de pré-comptabilité en ligne génère automatiquement les écritures comptables selon les données de facturation saisies dans l'outil. Cette option s'active dans les paramètres de votre compte (en haut à droite), puis dans la sous-rubrique « Comptabilité ».

Q : Comment donner un accès à votre expert comptable ?
R : Pour récupérer certains documents, éviter plusieurs déplacements et faciliter les échanges avec votre cabinet comptable, vous pouvez créer un accès dédié à votre expert comptable. L'ajout d'un collaborateur, interne ou externe à la société (commercial, assistante, expert-comptable...) s'effectue dans les paramètres de votre compte (en haut à droite), puis dans la sous-rubrique « Utilisateurs ». A la création de ce collaborateur vous pourrez déterminer son profil (Utilisateur vs Administrateur), et dans le cas d'un Utilisateur, lui configurer les menus de l'application, ses droits et ses habilitations.

Q : Comment joindre le justificatif d'un achat sur votre dépense ?
R : A la saisie d'une dépense dans le logiciel de facturation, et pour justifier l'achat dans votre comptabilité, il est possible de joindre un fichier au document comptable. Cette pièce jointe s'ajoute depuis une dépense (menu « Achats », sous-menu « Dépenses »), en accédant tout d'abord à la dépense concernée puis en cliquant sur le bouton d'action « Charger un nouveau fichier », en haut à droite, représenté par le pictogramme d'un trombone. Pour contrôler que toutes vos dépenses ont bien un justificatif associé, il est pratique d'ajouter la colonne « Fichier » sur le listing des dépenses (bouton d'action représenté par 3 petits points, puis « Choix des colonnes » et case à cocher « Fichier »).

Q : Comment adapter l'export de vos écritures comptables pour l'outil de votre cabinet comptable ?
R : L'activation de la comptabilité (voir première question de cette deuxième partie sur la gestion comptable) ajoute une sous-rubrique supplémentaire dans la configuration de votre compte, nommée « Paramètres comptables » (en haut à droite depuis le menu « Paramètres »). Dans cet écran votre expert comptable pourra entre autres paramétrer votre date d'ouverture et date de clôture comptable, votre arrêté comptable, les comptes comptables et codes journaux, ainsi que les modèles d'export des journaux (Banque, Vente, Achat, Caisse) avec le choix des colonnes à adapter à l'outil de production comptable.

Q : Comment ajouter le journal de caisse sur votre compte ?
R : L'outil de gestion cloud dispose de nombreuses applications tierces à activer (dont le paiement en ligne par PayPal, les collecteurs de factures fournisseurs, la sauvegarde dans un Dropbox, la signature électronique, la synchronisation d'une boutique e-commerce Prestashop, ...). Il est également possible d'installer le module de caisse pour gérer vos entrées / sorties d'argent en espèces et saisir votre ticket Z (ou Z de caisse) de la journée. Le système vous permettra d'exporter ensuite d'un simple clic votre brouillard de caisse au format excel. L'activation de ce module se réalise en cliquant sur « Compte » (ou sur votre « Prénom Nom »), en haut à droite, puis dans le sous menu « Applications ». A noter que l'installation du module de caisse va aussi ajouter une entrée supplémentaire intitulée « Journal de caisse » dans le menu « Comptabilité », onglet préalablement activé sur votre compte.

[Partie2] Axée sur la facturation en ligne

La seconde partie de ce cas pratique abordera la facturation en ligne et la personnalisation des documents comptables (ajout d'un logo, configuration des Conditions Générales de Vente (CGV), création des documents comptables en devise étrangère, etc.). A découvrir très prochainement sur le blog !

Et si vous n'avez pas de compte, vous avez encore le temps de vous y inscrire (ouverture gratuite et 30 jours d'essai offerts) pour en apprécier les nombreuses fonctionnalités :)

Remarque : Cette liste de questions / réponses n'est bien sûr pas exhaustive, pour toute demande ou remarque nous vous invitons à contacter directement notre assistance par téléphone au 01 46 72 50 04 ou par email.





[Nouveautés] Champs personnalisés, visionneuse PDF et améliorations multiples

[Partie2] Questions / Réponses sur la version 2.0 de l'application


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