Les conseils pour une bonne rentrée professionnelle

16/09/2016 - Jean-Philippe

Savoir bien préparer et entamer la rentrée de son entreprise est une phase décisive dans la planification et l'organisation de celle-ci. Le logiciel de facturation et de gestion commerciale Evoliz liste pour vous 4 étapes dans le but de réussir à concrétiser cette échéance sereinement !

Bonnes pratiques pour réussir sa rentrée professionnelle avec le logiciel Evoliz

Réaliser un bilan et fixer vos objectifs

La rentrée est souvent une période assez compliquée qui nécessite beaucoup de temps de travail. Il est cependant essentiel lors de cette reprise d'effectuer un bilan de votre activité, à la fois sur le plan commercial (devis en attente, contrat potentiel, ...), sur l'état de votre facturation (facture envoyée, facture payée, etc.) qu'au niveau des ressources humaines, des actions marketing et de la communication, etc.

Cette démarche consiste à confirmer l’orientation prise sur ce début d’année 2016 et à vérifier si les projections réalisées seront atteintes (volume, chiffre d'affaires, partenaires, ...). Vous pourrez à ce moment-là vous fixer de nouveaux objectifs pour améliorer vos résultats sur les derniers mois de l'année 2016.

Le logiciel de gestion commerciale dispose de multiples rapports pour vous faciliter l'analyse (menu « Rapports » de l'application) tels que l'étude de saisonnalité pour identifier les mois phares et mois creux de votre activité, le suivi de votre prospection commerciale pour calculer le taux de transformation de vos devis, ou encore le prévisionnel pour comparer votre projection de chiffre d'affaires par rapport à votre objectif fixé.

Gérer vos relances et piloter votre trésorerie

Le mois de septembre est également propice pour relancer les affaires après cette période estivale. Vous pouvez en profiter par exemple pour contacter vos principaux clients et leur proposer des offres commerciales attractives liées à la rentrée. Pour vos clients historiques et satisfaits de vos produits ou prestations, vous pouvez les solliciter afin qu’ils vous recommandent auprès de leur propre réseau professionnel. Cela aura un effet immédiat sur vos ventes !

Pour optimiser votre trésorerie, l'un des facteurs clés est le traitement des retards de paiements de vos factures clients. Le fait de gérer les impayés va vous permettre de récupérer l'argent engagé et de piloter vos entrées-sorties. Pour cela, en cas de dépassement de date d'échéance, l'interface Evoliz facilite la saisie d’une lettre de relance type avec envoi par email, par courrier et par fax depuis l'outil, et ce sans vous déplacer.

Astuce : En activant l’option de paiement en ligne des factures votre client peut la payer directement sur internet depuis un lien internet sécurisé, ce qui réduit considérablement les délais de paiement !

Grâce à notre partenaire SeFairePayer, vous pouvez aller plus loin dans la procédure avec la mise en recouvrement d'une facture impayée combinée à des options comme l'appel téléphonique jusqu’à la mise en demeure par huissier. Les tarifs vont de 9 euros pour un rappel à l'ordre, à l'aide d'une société amiable, jusqu'à 260 euros pour une décision d'un juge liée à la dette de votre client.

Echanger avec vos collaborateurs et organiser chacun des rôles

Sur le mois de septembre c'est aussi l’occasion de remettre à plat les sujets en cours et à venir, de faire un inventaire de l'effectif existant et de planifier d’éventuels recrutements pour renforcer les équipes. Un travail sur la répartition des tâches par collaborateur vous permettra de gagner en productivité.

A titre d’exemple dans le logiciel de facturation d'Evoliz, le chef d’entreprise peut créer un environnement de gestion par collaborateur avec un paramétrage selon le profil (commercial, chef de produit, directeur administratif et financier (DAF), etc.) et selon les autorisations (habilitations, périmètres de vue, actions possibles, affichage des menus / sous-menus, ...).

Automatiser au maximum les tâches du quotidien

La gestion des tâches administratives est chronophage, de la saisie des factures de ventes, au traitement des achats fournisseurs en passant par le suivi des paiements clients et la récupération des notes de frais. Raison de plus d'automatiser au mieux ces tâches répétitives !

Parmi les options existantes, l'outil Evoliz facilite la collecte des factures fournisseurs à l'aide de différents modes opératoires : depuis une boite email, un portail web, un scanner, une photo ou depuis un simple glisser-déposer du document PDF dans l'application).

Autre option intéressante, celle de synchroniser directement votre compte bancaire à la plate-forme pour récupérer toutes les lignes du relevé de banque, et ensuite les rapprocher par des règles automatiques selon un montant ou un libellé spécifique avec action configurable (nouvel achat, affectation de sortie, affectation d’entrée, ...).





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Evoliz est fait pour vous

Plus qu'un logiciel de gestion commerciale et de facturation en ligne, Evoliz.com est un véritable outil de pilotage pour votre entreprise.

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