Nouveauté : Le moteur de recherche des dépenses et achats


Le logiciel de gestion commerciale en ligne propose une grande nouveauté ! L'application web de facturation a mis en place un moteur de recherche des achats afin de retrouver simplement les pièces justificatives de vos dépenses grâce à des mots-clés précis. Voyons comment cela va améliorer votre archivage des dépenses ?

Le logiciel Evoliz fournit un moteur de recherche des achats en ligne

L'intérêt du moteur de recherche pour la gestion de vos dépenses

L'intérêt du moteur de recherche se trouve précisément dans la gestion de vos dépenses d'entreprise. Vous allez pouvoir retrouver un achat lié par exemple à un produit, un lieu, un site internet... Ce moteur s'applique sur les nouvelles pièces justificatives collectées dans l'application SaaS (Software as a Service).

Pour essayer cette fonctionnalité du logiciel de facturation en ligne, rendez-vous dans le menu « Achats », puis le sous-menu « Dépenses » de votre interface utilisateur. Après cela, vous aurez à disposition une barre de recherche qui vous permettra donc de trouver une ou des dépense(s) liée(s) à votre mot-clé ou vos lettres-clés.

Qu'est-ce que le moteur de recherche des achats ?

Le moteur de recherche permet donc de retrouver rapidement et simplement un nouvel achat oublié ou listé. Ce n'est plus seulement qu'une logique de classement, mais aussi une logique de contenu des informations présentes sur vos pièces justificatives.

Cette fonctionnalité marche exclusivement sur les dépenses de source Email, grâce au collecteur de factures Zebill Mail, de source Web (après avoir chargé la facture dans l'application depuis le sous menu « Fichiers ») ou encore avec le Scanner, appelé aussi des dépenses dématérialisées avec la Demat-Box (Voir note).

Ces achats provenant de différentes sources ont tous la particularité, d'être passés dans le système OCR (Reconnaissance Optique de Caractères en français) du logiciel de gestion commerciale cloud. Ce système détecte sur la pièce justificative (reçu de carte bancaire, note de frais photographiée, facture PDF d'un fournisseur, etc.) les zones fournisseurs, les différents montants (hors taxes et toute taxe comprise), la date de la dépense ainsi que les différents chiffres et mots présents sur la dépense, ce qui permet au moteur de les retrouver.

Comment le moteur de recherche fonctionne-t-il dans le logiciel de gestion ?

Toujours dans ce sous-menu « Dépenses », vous allez donc pouvoir entrer un mot-clé directement dans la barre de recherche des achats. Pour que cela fonctionne il faut préalablement que la dépense soit passée dans la reconnaissance automatique de caractères (OCR), dans le sous menu « Fichiers » de l'onglet « Achats ».

Vous avez l'exemple ci-dessous pour une recherche de dépense liée à un lieu de déplacement, la ville de Toulon dans ce cas précis.

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Le système va ensuite immédiatement retrouver les dépenses en rapport avec la recherche, en cliquant sur l'icone Loupe ou la touche "Entrée", et lister tous les achats contenant le mot « Toulon » sur les pièces justificatives de vos factures fournisseurs.

moteur de recherche des dépenses fournisseur evoliz

Les avantages du moteur de recherche des achats / dépenses

Cette nouveauté possède de multiples avantages utilisateur, elle permet un archivage intelligent de vos dépenses afin de retrouver simplement des anciens achats. Fini le classeur papier et la perte de temps à retrouver la pièce justificative de votre achat !

Pour avoir accès au moteur de recherche des pièces justificatives, il faut avoir souscrit au préalable à l'option de création automatique des dépenses, qui permet une identification automatique des données clés de vos dépenses (Fournisseurs, Date, Montant) ainsi qu'un traitement sans saisie de vos factures fournisseurs.

Vous pouvez créer un compte dès maintenant pour profiter de la période d'essai de 30 jours (inscription gratuite, sans carte bancaire) afin de tester toutes les fonctionnalités de l'outil en mode SaaS, dont les options complémentaires (utilisateur supplémentaire, relevé bancaire automatique, création des dépenses par scan ou photo, ...).





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