3 options clés pour vous faire changer de dimension


Le logiciel de facturation en ligne facilite à la fois l'édition de documents comptables, le suivi commercial et le traitement de la comptabilité d'une TPE / PME. Pour aller encore plus loin, il existe 3 options complémentaires qui vont considérablement changer votre gestion quotidienne. Entre gain de temps et automatisation des tâches, voyons comment utiliser ces modules dans votre compte ?

3 options clés pour automatiser la facturation et la comptabilité en ligne d'une TPE / PME

En route vers l'optimisation et l'automatisation de votre gestion

Vous utilisez déjà le logiciel de gestion commerciale en ligne et ne pouvez plus vous passer de toutes ses fonctionnalités très pratiques ! Si ce n'est pas encore le cas, l'ouverture d'un compte est gratuite et vous permet de profiter de 30 jours d'essai offerts, sans engagement ni carte bancaire.

A retrouver dans la rubrique « Fonctionnalités » du site, vous êtes déjà très nombreux à plébisciter l'import de votre modèle de facture existant au format excel / word, la gestion de la facturation récurrente pour vos factures clients et dépenses fournisseurs, ainsi que le module CRM (Customer Relationship Management) pour le suivi de la relation client.

L'objectif de cet article est de vous accompagner dans l'optimisation de votre gestion et l'automatisation de votre comptabilité. Pour cela 3 options complémentaires à l'outil de facturation, disponibles sur abonnement, vont considérablement changer votre vie de chef d'entreprise ! Sous forme de cas pratique, voyons comment cela fonctionne concrètement ?

Données bancaires : Synchronisation de votre compte en banque et règles de rapprochement automatique

En connectant votre compte en banque au logiciel de gestion SaaS (Software as a Service) l'outil Evoliz va synchroniser automatiquement votre relevé bancaire. La récupération de toutes vos opérations bancaires est réalisée de manière quotidienne pour un suivi précis de vos entrées / sorties d'argent.

Cette manipulation s'effectue depuis l'onglet « Données bancaires » et le sous menu « Banques ». En cliquant sur la « Banque par défaut » puis sur le bouton « Automatiser » vous allez pouvoir connecter automatiquement l'application Evoliz avec votre compte bancaire. La date à renseigner permet de récupérer votre historique selon les disponibilités de votre banque.

Logiciel de facturation en ligne avec synchronisation automatique d'un compte bancaire

Sur ce compte bancaire synchronisé vous avez la possibilité d'utiliser le rapprochement automatique par montant et de créer des règles de pointage personnalisées. Le rapprochement par montant s'active directement sur la fiche de votre banque (Données bancaires > Banques > Paramètres du relevé) et les règles se configurent depuis le sous menu « Règles de rapprochement » (Données bancaires > Règles de rapprochement > Nouvelle règle de rapprochement).

La création d'une règle consiste à indiquer sur la banque automatisée quelle est l'action à réaliser (nouvel achat, affectation d'achat, affectation de vente, ...), et ce selon le sens (Débit ou Crédit) et le libellé présent sur la ligne du relevé bancaire.

L'exécution de ces règles, depuis le sous menu « Relevés bancaires » et le bouton « Exécuter les règles » va alors pointer automatiquement vos factures clients et vos factures fournisseurs. Vous n'avez donc pas à saisir le paiement de votre client ni à créer la dépense manuellement, l'application le fait pour vous ! > Connectez-vous pour activer cette option

Dépenses : Création automatique des notes de frais et factures fournisseurs

Cette option vous évitera de passer des heures à saisir vos notes de frais et vos factures fournisseurs ! La technologie innovante développée par Evoliz permet de centraliser vos pièces justificatives pour générer automatiquement la dépense correspondante.

Depuis l'onglet « Achats » puis le sous menu « Fichiers » vous envoyez d'un simple glisser-déposer tous vos documents PDF, vos reçus et vos photos / images JPG. Le logiciel de facturation va alors détecter avec précision les informations essentielles (Fournisseur, Date, Montant) par un système de reconnaissance optique de caractères (OCR).

Logiciel de gestion des dépenses, des factures fournisseurs et notes de frais en ligne

Votre seule action sera tout simplement de vérifier l'exactitude des données pour laisser l'application créer automatiquement la dépense avec en pièce jointe le justificatif de la note de frais ou de la facture fournisseur. Un gain de temps considérable sans traitement manuel de votre part !

En sachant en plus que cette technologie est intelligente, c'est-à-dire qu'elle détecte et vous alerte si cette note de frais ou cette facture fournisseur est en double, et dans le cas où vous réalisez des modifications sur les données, elles seront appliquées sur le futur document de ce même fournisseur. > Connectez-vous pour activer cette option

Utilisateurs : Travail collaboratif et gestion des tâches par profil

La répartition des rôles dans l'entreprise est stratégique pour une gestion optimale de votre activité. C'est la raison pour laquelle vous pouvez dans le logiciel de comptabilité en ligne paramétrer très facilement le cloisonnement des données et la gestion des droits par utilisateur.

Pour cela il vous suffit d'accéder au menu « Paramètres », en haut à droite de votre compte, puis au sous menu « Utilisateurs ». A la création d'un profil Utilisateur (bouton « Nouvel utilisateur » puis en sélectionnant le terme Utilisateur dans la liste déroulante « Profil »), vous pourrez en quelques clics organiser le menu et configurer les habilitations / vues de cet utilisateur.

Logiciel de comptabilité en ligne et gestion commerciale saas avec répartition des tâches par collaborateur

En fonctionnant par profil utilisateur, que les collaborateurs soient en interne ou en externe (commercial, expert comptable, ...), vous pouvez de cette manière suivre en temps réel les actions réalisées dans le compte et consulter des rapports sur le chiffre d'affaires généré.

Associé au module de CRM en ligne pour la gestion de la relation client (GRC) et des actions commerciales, le travail collaboratif est décuplé ! Dans le menu « CRM » et le sous menu « Activités » chaque collaborateur peut lister ses tâches à faire avec possibilité d'activer le rappel par SMS ou par Email plusieurs minutes et heures avant sa réalisation. Plus aucun oubli pour une efficacité commerciale redoutable ! > Connectez-vous pour activer cette option





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