[Partie1] Comment bien gérer votre facturation en 2016 ?


Le logiciel de facturation en ligne développé par les équipes d'Evoliz facilite la gestion quotidienne en mode SaaS des petites entreprises, de l'auto entrepreneur à la TPE-PME (SARL, SASU, SAS, EURL, EIRL, …). Cette première partie de ce cas pratique revient, sous forme de questions réponses, sur les fonctionnalités à exploiter pour optimiser la saisie des documents comptables et le traitement des données bancaires.

Cas pratique sur la facturation en ligne et la création des documents comptables en entreprise

Comment personnaliser l'interface de l'outil et votre modèle de facturation ?

Vous pouvez très facilement modifier les couleurs et le logo de l'interface du logiciel de facturation en accédant au menu « Paramètres » (en haut à droite) puis au sous menu « Thème ». En personnalisant par exemple la couleur du menu et des listes ou encore celle du texte de fond vous adaptez l'environnement de gestion à la charte graphique de votre entreprise.

De la même manière, dans le sous menu « Perso PDF » vous pouvez ajouter votre logo et un arrière-plan sur tous vos documents comptables. Et pour aller encore plus loin dans la personnalisation de vos documents, vous avez la possibilité de compléter le modèle standard de l'application ou de créer directement votre propre modèle de facturation à l'aide d'un gabarit excel / word depuis le sous menu « Modèle ».

Cette option de création de votre modèle de facture ou modèle de devis est très pratique pour spécifier certaines mentions liées à votre activité (agrément, assurance, certification, label, ...) à faire apparaitre en permanence sur le document comptable et aussi pour dupliquer un modèle en langue étrangère (anglais, espagnol, allemand, ...).

Comment créer une facture périodique ou une dépense récurrente ?

Pour créer une facture ou une dépense vous avez plusieurs manières, soit utiliser la saisie d'un document depuis le logiciel (menu « Ventes » et sous menu « Factures », menu « Achats » et sous menu « Dépenses »), soit faire un import en masse depuis un fichier excel. Les actions d'import de l'outil de gestion commerciale en ligne sont accessibles depuis les différents listings en cliquant sur le lien « Importer » en bas à gauche.

Autre fonctionnalité intéressante, la gestion de la facturation récurrente et périodique. A la saisie d'une facture ou d'une dépense, il vous suffit de cocher la case « Récurrence » en dessous des conditions de règlement pour configurer la durée, la répétition, les actions à réaliser et la prochaine échéance. L'état des récurrences est consultable dans chaque sous menu « Récurrences » du menu « Ventes » ou « Achats ».

Comment automatiser la saisie des dépenses et des notes de frais ?

Afin d'avoir une vision précise de vos sorties d'argent, le traitement des dépenses est un enjeu majeur dans toute entreprise. Pour y répondre les équipes d'Evoliz ont développé une technologie innovante basée sur la reconnaissance optique de caractères (ROC, en anglais optical character recognition : OCR) dont le but est de créer automatiquement les dépenses par rapport aux factures fournisseurs et aux notes de frais. Le système reconnait les champs essentiels (date, fournisseur, montant) sans traitement de la part de l'utilisateur. Après vérification l'entreprise peut valider d'un simple clic la dépense.

Pour collecter les factures fournisseurs et les notes de frais le logiciel de facturation SaaS utilise de multiples procédés, tels que le dépôt de fichiers PDF ou images JPG depuis le menu « Achats » puis le sous menu « Fichiers ». La manipulation consistant à glisser 1 ou plusieurs fichiers dans la zone de traitement du module.

Autres collecteurs disponibles, la récupération des factures fournisseurs issues de vos boîtes emails et l'utilisation de la demat'box de notre partenaire Sagemcom, scanner ergonomique directement connecté à l'outil Evoliz. Ces services s'activent depuis le menu « Applications » en haut à droite. Les documents collectés sont ensuite listés dans le sous menu « Fichiers » du menu « Achats ».

Comment synchroniser votre compte en banque et rapprocher les lignes de votre relevé bancaire automatiquement ?

Depuis le menu « Données bancaires » et le sous menu « Banques » vous pouvez rajouter un nouveau compte bancaire. Après l'avoir enregistré il vous suffit de cliquer sur le bouton « Automatiser » pour connecter votre compte en banque à l'application Evoliz. Cette option va permettre de redescendre toutes les lignes de votre relevé bancaire de manière quotidienne.

En y associant des règles de rapprochement par montant et par libellé, dans le sous menu « Règles de rapprochement » du menu « Données bancaires », le logiciel de gestion commerciale va automatiquement pointer les lignes de votre relevé bancaire selon vos entrées d'argent (facture, acompte, remise de chèques, saisie de caisse, ...) et vos sorties d'argent (nouvel achat, dépense, avoir, ...).

La synchronisation de votre compte bancaire plus la création des règles de rapprochement vont vous permettre de suivre en temps réel tous les indicateurs clés de votre activité ainsi que la trésorerie de votre entreprise, et donc de gérer au mieux le pilotage de votre facturation en 2016.

[Partie2] - Sur la gestion commerciale et la comptabilité en ligne

Dans la seconde partie de ce cas pratique nous verrons comment optimiser votre gestion commerciale et votre comptabilité en ligne sur cette année 2016.





[Interview] Quel est l'avenir de la tenue comptable en entreprise ?

[Partie2] Comment bien gérer votre comptabilité en 2016 ?


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