Comment faciliter le traitement des notes de frais en entreprise ?


Une étude internationale établit un lien entre la mauvaise qualité des processus de remboursement des frais et la démotivation des salariés face à cette frustration. En France, quel est le montant des notes de frais non réclamé chaque année ? Comment fournir une solution simple dans l'intérêt du collaborateur et de l'entreprise ?

Comment améliorer le processus de traitement des dépenses avec un logiciel de gestion des notes de frais en ligne ?

Plus de 14 milliards d'euros de notes de frais non réclamées chaque année

Une étude internationale réalisée par Ruigrok | NetPanel dans 9 pays à la demande de Unit4, leader de solution d'entreprise (ERP ou Enterprise Resource Planning, en français Progiciel de Gestion Intégré ou PGI) pour les sociétés du secteur tertiaire, a interrogé près de 2 000 cadres moyens et supérieurs qui engagent des frais et soumettent des demandes de remboursement à leurs employeurs.

Les résultats de cette enquête révèlent que les salariés abandonnent chaque année plusieurs milliards en frais « non réclamés » à leur employeur. En France, cela représente un montant total de 600 millions d'euros non réclamés chaque année, soit en moyenne 212 € de notes de frais pour un salarié français.

Les raisons de cette non-réclamation et l'impact pour l'entreprise ?

D'après l'étude un tiers des salariés reconnaît ne pas toujours réclamer le remboursement de leurs notes de frais. Parmi les raisons de cette non-réclamation, les salariés avancent notamment les motifs suivants : procédure complexe, montant trop faible, perte de justificatifs, oubli ou encore non soumission de la demande.

Un quart des employés renonce même à effectuer la demande de remboursement pour cause de procédure décourageante ou trop longue. Cette mauvaise qualité des processus de remboursement des notes de frais devient alors une source de frustration et de démotivation pour le salarié, ce qui pénalise en retour les entreprises.

Effectivement, en sachant que le remplacement d'un salarié en France coûte en moyenne 52 500 €, le fait de créer un environnement de travail ouvert et soucieux du bien‐être des salariés est un réel atout dans cette « bataille des talents » et dans la fidélisation des salariés les plus performants.

La mise en place d'une gestion simple des notes de frais des salariés

Afin de fournir une solution simple de gestion des notes de frais de l'entreprise le logiciel de facturation et de CRM en ligne, à destination des TPE / PME (Très Petites Moyennes Entreprises), proposé par Evoliz dispose d'un module de création automatique des dépenses.

Cette technologie innovante permet de collecter facilement la dépense, depuis un scanner, un document PDF, une image, une boite email, etc. Le module du logiciel de gestion commerciale en ligne identifie alors automatiquement les données clés de la note de frais (fournisseur, date, montant) pour un traitement sans saisie des factures fournisseurs.

Cet outil en mode SaaS (Software as a Service) met à la disposition du chef d'entreprise et de ses collaborateurs une interface intuitive pour répondre au mieux aux problématiques de gestion administrative d'une société, en allant du prospect à la comptabilité en ligne : pipeline commercial, devis facture, bon de commande, bon de livraison, relevé bancaire, dépenses, relances clients, écritures comptables.

Pour en savoir en plus, nous vous invitons à le tester gratuitement et à nous contacter pour toute question.

 

Source :
http://www.unit4.com





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