[Cas pratique] Les 3 étapes pour reprendre votre historique de gestion


Quoi de mieux que de profiter de l'été pour migrer votre gestion commerciale vers un logiciel de facturation en ligne à destination des TPE / PME. Dans ce cas pratique, voyons aujourd'hui comment reprendre votre historique depuis une gestion sous excel ou word pour bénéficier des nombreux avantages du SaaS (Software as a Service).

Facturation Excel / Word : Comment migrer un exemple de facture ou modèle de devis en ligne ?

Étape 1 : Transformation de votre modèle de facturation excel / word en ligne

Vous aviez auparavant un exemple de facture sous excel ou un modèle de devis au format word ? La première étape consiste à importer votre modèle de facturation dans l'outil de gestion commerciale en ligne d'Evoliz pour qu'il devienne votre document comptable de référence avec les différentes zones.

- Identification des zones du modèle de facturation
Parmi les zones, on retrouve celle de l'entreprise dont le logo, la raison sociale, le statut juridique (auto entrepreneur, SAS, SARL, EURL, EIRL ...), l'adresse, le SIRET-SIREN, l'immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ou au Répertoire des Métiers (RM) ainsi que le capital social, l'IBAN (International Bank Account Number), etc.

De la même manière, il y aura la zone dédiée au client comprenant le nom-prénom ou la raison sociale, selon si le client est un particulier ou un professionnel, l'adresse et éventuellement la TVA Intracommunautaire, etc.

En plus des lignes de la facture ou du devis (référence, désignation, quantité, prix, TVA, remise, Total HT, Total TTC, …), une autre zone détaille les conditions de règlement dont la date d'échéance, le taux d'escompte, le taux de pénalité, les frais de recouvrement, la date d'exécution, le mode de paiement, ... et la mention de facture d'acompte si c'est le cas.

- Import du modèle de facture ou exemple de devis
Pour importer votre modèle excel ou word il vous suffit d'accéder au menu « Paramètres » puis au sous-menu « Modèle » de l'application Evoliz. Il vous faudra ensuite appliquer les différentes variables aux zones précédemment identifiées. > En savoir plus sur la création d'un modèle personnalisé

Remarque pour les mentions légales : Vous pouvez très facilement ajouter une mention obligatoire spécifique à votre activité, qui apparaitra alors directement sur le modèle standard. Comme par exemple la dispense d'immatriculation pour un auto entrepreneur ayant une activité libérale ou encore l'exonération de TVA selon l'article 293 B du CGI.

Etape 2 : Reprise de vos clients / fournisseurs et de votre catalogue de produits / services

L'étape suivante consiste à récupérer les informations liées à votre gestion et à votre suivi, c'est-à-dire dans un premier temps les données clients / fournisseurs et celles de vos références articles et prestations de services.

Cette seconde phase, très pratique car elle évite de tout ressaisir manuellement ou à chaque création d'un document comptable, s'effectue par import excel selon un gabarit avec des colonnes obligatoires à remplir. > En savoir plus sur l'import des clients, l'import des fournisseurs et l'import du catalogue.

Etape 3 : Création en masse de vos factures de ventes et d'achats

Même principe que l'étape 2, la troisième étape correspond à la reprise d'historique des factures clients et des factures fournisseurs (utilisée aussi pour la création en masse de documents comptables). Le processus s'effectue également par un import excel des ventes et un import excel des dépenses.

L'objectif de cette manipulation est de centraliser les données comptables pour mettre à jour en temps réel les indicateurs clés de gestion (chiffre d'affaires réalisé, état de la trésorerie, factures impayées, ...) et faciliter le traitement de la comptabilité en ligne par votre expert-comptable.

 





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