Comment bien préparer son changement d'outil pour 2015 ?


A l'approche de la nouvelle année 2015, le logiciel de gestion commerciale en ligne revient dans ce cas pratique sur la migration d'un outil de facturation tierce vers l'application devis facture en SaaS d'Evoliz. Quelles sont les étapes à prendre en compte pour faciliter le changement de logiciel dès la nouvelle année fiscale 2015.

Migration SaaS : Comment changer de logiciel de gestion commerciale pour son entreprise en début d'année ?

Commencer la nouvelle année sur de bonnes bases pour la gestion de votre entreprise

Même si le changement de logiciel de facturation en ligne peut s'effectuer tout au long de l'année, les entreprises privilégient la plupart du temps la migration d'outil en fin d'année civile.

L'élément déclencheur étant effectivement la fin de la période comptable et le début de l'année fiscale. Les entreprises fonctionnent pour la majorité sur l'année calendaire, du 1er janvier au 31 décembre.

Un autre critère est celui de la migration de sa gestion commerciale en ligne dans le Cloud versus l'utilisation d'un logiciel de gestion d'entreprise en mode Poste ou Licence. Le Cloud Computing et le SaaS (Software as a Service) procurent de nombreux bénéfices tels que le temps réel, la mobilité et le travail collaboratif optimisé avec son expert-comptable.

Si vous êtes dans cette situation, voici les étapes à suivre pour bien débuter votre année 2015 sur le logiciel de gestion commerciale SaaS de la plate-forme Evoliz.

Etape 1 : Récupérer les informations essentielles de l'autre outil

Cette première étape peut être facultative selon la volumétrie de vos données et selon l'historique de votre entreprise (en création ou établie depuis déjà plusieurs années en auto entrepreneur, SARL, SAS, EIRL, EURL, ...).

Il peut tout de même être intéressant, si l'application tierce le permet bien sûr, de récupérer les informations clients (nom, prénom, adresses, contacts, etc.) ainsi que les données du catalogue (articles, produits, prestations, références, etc.).

A savoir que cette étape est facilitée dans l'outil Evoliz. Le logiciel facturation en ligne propose sur de nombreux écrans l'import de données au format Excel. Cette fonctionnalité est utilisée à la fois pour la reprise d'historique des années précédentes et pour la création en masse de documents comptables.

Etape 2 : Paramétrage de la numérotation des documents comptables

Les étapes 2 et 3 consistent à vous approprier le logiciel de gestion commerciale cloud selon vos habitudes de facturation. Dans l'étape 2 vous pouvez par exemple adapter le format de la numérotation et les préfixes des documents comptables (depuis le menu Paramètres puis l'onglet Préférences).

De cette manière vous avez la possibilité de conserver une continuité dans les numéros comptables pour vos devis en ligne, à la saisie d'une facture en ligne et pour type de document (bon de livraison, bon de commande, bon de réception, dépense, etc.). Lors de l'import d'un document comptable en Excel dans le logiciel de gestion d'entreprise en ligne la colonne Facture externe peut être utilisée pour retrouver plus facilement une ancienne facture.

Etape 3 : Configuration du compte de l'entreprise

Cette troisième étape du logiciel de devis et facture en ligne correspond à la configuration de votre compte Entreprise. Cela comprend les informations de votre société (raison sociale, coordonnées, numéro SIRET, code APE / NAF, TVA intracommunautaire, capital social, numéro immatriculation, ...).

Toutes ces données peuvent être mentionnées sur vos documents comptables lors de la personnalisation de l'entête et du pied de page pour l'édition au format PDF. Vous pouvez aussi y ajouter votre logo, les CGV (Conditions Générales de Vente) ainsi que paramétrer la TVA (Taux de TVA par défaut, Exonération de TVA ou Franchise de TVA, Bilan de TVA, ...).

En quelques étapes simples vous pouvez donc migrer vers ce facturier en ligne en mode SaaS. Pour toute question les équipes du logiciel de gestion commerciale en ligne d'Evoliz restent à votre entière disposition par email, par téléphone et par tchat. Bonne migration 2015 et bienvenue à tous !





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