Facture en ligne = Support de communication
Avant de détailler les différentes étapes pour créer un modèle de facture personnalisé depuis le logiciel de gestion commerciale en ligne, il est important de rappeler le rôle de ce document comptable.
En plus des obligations légales et mentions obligatoires à indiquer sur une facture en ligne, ce document comptable ne doit pas être négligé car, tout comme une présentation commerciale ou un contrat de partenariat par exemple, il véhicule l'image de votre entreprise auprès de vos clients.
Une facture en ligne est donc un support de communication à exploiter au mieux par votre entreprise, et ce sous différentes formes : modèle de facture avec logo, personnalisation de l'entête et pied de page de la facture, ajout d'un fond de facture, modification des couleurs et polices, etc.
3 méthodes simples pour faire un exemple de facture en ligne personnalisé
En accédant aux paramètres du compte puis au sous-menu « Modèle » du logiciel de facturation en ligne, l'entrepreneur peut créer un modèle de facture en ligne selon les 3 cas suivants :
■ Cas 1 : Personnalisation du modèle de facture en ligne existant
A l'ouverture d'un compte entreprise, l'entrepreneur peut très facilement modifier l'exemple de facture en ligne existant fournit dans l'application de gestion commerciale saas. De cette manière l'entreprise personnalise en quelques clics son document comptable, déjà prêt à l'emploi.
■ Cas 2 : Création d'un modèle de facture en ligne depuis Excel
Il est très courant pour une entreprise déjà installée de posséder un modèle de facture en ligne type. Pour ne pas perdre l'historique et faciliter la transition auprès des clients de l'entreprise, le logiciel de facturation cloud permet d'importer son propre modèle Excel. La structure de ce modèle de facture Excel sera alors utilisé pour générer la facture en PDF.
Remarque : Afin de faire correspondre les informations renseignées dans l'outil avec les zones de la facture Excel, il faudra avant d'enregistrer l'exemple de facture en ligne remplacer le « texte fixe » par les « valeurs dynamiques » (Numéro de facture, Date de facture, Référence de l'article, Désignation, Quantité, Prix, TVA, Total HT, Total TTC, ...).
Pour en savoir plus sur ce point, vous pouvez consulter la page d'aide dédiée aux variables dynamiques.
■ Cas 3 : Création d'un modèle de facture en ligne depuis Word
Même principe et fonctionnement que le cas 2 (modèle de facture en ligne Excel), la création d'un modèle de facture Word se fait par l'import d'un document Word puis par l'insertion des variables dynamiques.
Mises à jour de votre exemple de facture en ligne précédemment créé
Après création du modèle de facture en ligne, celui-ci est très facilement modifiable. Toujours dans le sous menu « Modèle », choisissez votre modèle personnalisé dans la liste déroulante puis cliquez sur l'action « Modifier » depuis le logiciel de devis facture en ligne.
Vous pouvez par exemple à cette étape ajouter une mention obligatoire sur la facture liée à votre activité (agrément, label, certificat, assurance, exonération de TVA, ...), modifier la taille des caractères, adapter la couleur de la facture à la charte graphique de votre entreprise, etc.
Pour finir et appliquer ce modèle de facture personnalisé il suffit alors de le définir comme modèle par défaut dans la liste des modèles de documents (Menu Paramètres > Sous menu Modèle).
Astuce : Pour les personnes initiées au code HTML il est aussi possible de travailler sur son exemple de facture en ligne personnalisé depuis le Code Source du modèle.
