Signature électronique et signature numérique
Ces 2 termes utilisés dans la facturation en ligne d'une entreprise désignent le fait de signer de manière électronique un document comptable PDF. Le but étant de garantir qu'une facture en ligne, une facture d'acompte ou encore une facture d'avoir soit bien d'origine et certifiée.
Pour en savoir plus sur le procédé cryptographique de la signature numérique, vous pouvez consulter le précédent article sur le lancement du module de signature électronique dans le logiciel de gestion commerciale en ligne Evoliz.
Mise en pratique : Facturation en ligne avec signature électronique
Dans le cas pratique d'aujourd'hui nous allons détailler les différentes étapes pour faire une facture en ligne signée électroniquement par un certificat numérique.
De cette manière vous pourrez en quelques minutes utiliser la technologie Evoliz afin de signer un document PDF depuis le logiciel de devis facture en ligne.
Etape 1 : Activation du module de signature électronique
La dématérialisation des factures avec l'option de signature électronique s'active dans le menu « Applications », en haut à droite de votre compte. Après installation du module, chaque document comptable PDF du type Facture, Acompte et Avoir consommera un crédit de signature électronique.
Remarque sur la signature électronique : Pour pouvoir signer par exemple une facture, une facture d'acompte ou une facture d'avoir il est nécessaire d'avoir les crédits nécessaires. De plus, chaque modification apportée à une facture signée entraine aussi la consommation de crédit.
Etape 2 : Création de votre facture en ligne (Etat Brouillon)
Le processus de saisie d'une nouvelle facture en ligne reste identique au fonctionnement habituel du logiciel de facturation mac / windows. Tous les champs obligatoires et mentions légales sont à renseigner sur la facture tels que le Client, les Références articles, le Conditions de règlement, etc.
L'opération de signature numérique par certificat électronique s'effectue lors de l'Enregistrement du PDF ou à l'Envoi de la facture à votre client. Une facture dans l'état Brouillon ne consomme donc pas de crédit et le document PDF n'est pas encore signé à cette étape.
Etape 3 : Validation de votre facture en ligne (Etat Enregistré / Envoyé)
Pour signer un document PDF, il faut valider la facture dans le logiciel de gestion commerciale cloud, c'est-à-dire obtenir un numéro comptable unique (Etat Enregistré) et ensuite communiquer cette facture à votre client (Etat Envoyé).
Pour cela il vous suffit d'accéder à votre facture PDF (menu Ventes puis sous menu Factures), et depuis le contexte de la facture sélectionnée réaliser les actions Enregistrer ou Envoyer.
Astuce pour la signature électronique PDF : Pour vérifier que votre facture est signée, un petit icône rouge correspondant au certificat électronique apparait sur l'image du visuel PDF (visible sur le contexte de la facture en ligne). Autre possibilité, ouvrir le document PDF avec Adobe Reader et constater que l'entête « Certifié par Evoliz » est bien présente.
Autre étape : Signature électronique pour un avoir et un acompte
De la même manière qu'une facture PDF, il est possible de signer électroniquement une facture d'avoir ou une facture d'acompte à l'aide du module de signature électronique des documents comptables.
Pour une facture d'avoir, l'action est très simple : L'annulation d'une facture signée va automatiquement créer un avoir PDF signé.
Idem concernant l'acompte, la création d'un acompte sur un devis ou un acompte sur une commande va automatiquement générer une facture d'acompte PDF signée.
