Comment créer et suivre son prévisionnel de gestion ?

Le prévisionnel de gestion constitue un véritable business plan. Cette fonctionnalité permet de projeter sur 12 mois ou plus les recettes et dépenses de la société pour comparer mois par mois les prévisions avec le réalisé et le chiffre d'affaires de l'année dernière.

Les prévisions peuvent être effectuées de façon macro (chiffre d'affaires global ou charges globales) ou détaillée (par classification ou affectation) suivant le niveau de détail utile à l'activité et au suivi.

Il est également possible de travailler sur plusieurs versions, basées sur des prévisions hautes, basses et réalistes, et mises à jour en temps réel.

Construction du prévisionnel de gestion

On retrouve le prévisionnel de gestion dans les Rapports > Prévisionnel > Prévisionnel de gestion du dossier client.

Le prévisionnel de gestion permet de comparer:

1/ Le réalisé sur l'année N-1: Chiffre d'affaires N-1 (Factures de ventes + Acomptes - Avoirs) et Charges N-1 (Dépenses - Avoirs)

2/ Le réalisé sur l'année en cours : Chiffres d'affaires et Charges de l'année N

3/ Les données prévisionnelles: Les données prévisionnelles sont à importer via un fichier Excel, ou à renseigner manuellement dans l'interface du prévisionnel de gestion. On peut saisir des données de l'année en cours jusqu'à N+10 grâce au filtre Période en haut de page.

Pour enregistrer ces données, rendez-vous dans les Rapports > Prévisionnel > Prévisionnel de gestion. Cliquez sur le bouton Modifier (icône Crayon) en haut à droite de l'interface: le tableau permet alors de saisir des données au niveau des lignes "Prévi", pour les catégories Charges et Chiffre d'affaires. Le résultat est déterminé par la différence du chiffre d'affaires et des charges.

Cela permet d'enregistrer des données prévisionnelles globales en termes de chiffre d'affaires et de charges.

prévisionnel de gestion

Prévisionnel détaillé par classifications et affectations

Pour détailler ces données en fonction des classifications  ou des affectations, il est possible d'ajouter des lignes de détails pour les charges et le chiffre d'affaires. Cliquez sur le bouton Classifications / Affectations sous le tableau pour sélectionner la ligne de détail qui vous intéresse pour le suivi, puis cliquez sur Ajouter.

La ligne de détail apparaitra alors sous les charges ou le chiffre d'affaires, il ne vous restera plus qu'à renseigner les données prévisionnelles pour cette classification ou affectation en particulier.

Vous pouvez ajouter autant de lignes que vous le souhaitez, en fonction des informations qui vous sont utiles pour la gestion. La ligne "Restant à affecter" vous permet de répartir le montant prévisionnel à affecter entre les différentes classifications ou affectations, en sachant que la somme des lignes de détail ne peut pas dépasser le montant total de charges ou de CA.

Les lignes de détail peuvent être supprimées à droite de chaque ligne quand le tableau est en mode Saisie.

Une fois les données prévisionnelles renseignées, vous pouvez indiquer un nom en haut du tableau pour cette version du prévisionnel, par exemple "Estimation basse".

Enfin, enregistrez grâce au bouton en haut à droite de l'interface. Vous pouvez enregistrer une nouvelle version en cliquant sur la flèche à côté du bouton "Enregistrer" ("Enregistrer nouvelle version") ou écraser la version précédente en cliquant directement sur le bouton.

CA prévisionnel

Restitution des données

Les données du tableau sont restituées sous forme de graphique en bas de la fenêtre. Il est possible de filtrer les données par période, et de consulter ou modifier les données de différentes années, depuis l'année en cours jusqu'à N+10.

Le filtre "Restitution" permet de consulter le résultat, ou uniquement le CA ou les charges.

Enfin, si plusieurs versions du prévisionnel existent, le filtre "Versions" permet de filtrer par version et de consulter, modifier ou supprimer la version sélectionnée.