Avant toute chose, il va falloir paramétrer certaines informations concernant l’utilisateur et son véhicule avant de pouvoir utiliser cette fonctionnalité. Pour cela, rendez-vous dans l’onglet “Mon profil”, en cliquant sur votre nom, en haut à droite de l’écran.
En bas de page, vous trouvez les informations concernant le véhicule. Complétez-les :
Enfin, enregistrez en haut à droite de la fenêtre.
Création d’une note de frais kilométrique
Pour créer une note de frais kilométrique, rendez-vous dans l’onglet Notes de frais du menu Achats, puis cliquez sur +Nouvelle dépense kilométrique :
Sur la page suivante, complétez l’itinéraire : le nombre de kilomètres est calculé automatiquement par le logiciel. Il est possible d’indiquer si le trajet est un aller-retour :
Le trajet apparaît automatiquement sur la carte à droite de l’écran :
Enfin, vous pouvez également ajouter des étapes à votre parcours, simplement en cliquant “Ajouter une étape” :
Le montant est calculé automatiquement en fonction du nombre de kilomètres parcourus.
Enfin, complétez la date de la dépense, la classification d’achat, le libellé si nécessaire ainsi qu’un éventuel client à refacturer, puis enregistrez :
Une fois enregistrée, la note de frais kilométrique rentre dans le flux d’approbation de l’administrateur.
Nombre de kilomètres parcourus
A chaque création d’une nouvelle note de frais kilométrique, une barre d’état, en haut de l’écran de saisie de la dépense, indique le nombre de kilomètres parcourus depuis le début de l’année, et le compare au nombre de kilomètres estimés pour l’année :
Côté Administrateur : Rapports Kilomètres parcourus
De son côté, l’administrateur peut avoir une vue d’ensemble sur le nombre de kilomètres parcourus par ses collaborateurs depuis le rapport Kilométrage annuel (Rapports > Achats).
Depuis ce rapport, l’administrateur peut consulter le nombre de kilomètres parcourus sous forme de graphique, par utilisateur :
En bas de page, le détail de ces informations chiffrées est également consultable :
