Le module Caisse d’Evoliz permet de répertorier chaque jour les encaissements et décaissements d'une caisse enregistreuse.
Pour créer et paramétrer une nouvelle caisse, rendez-vous dans le menu de gauche, section caisse. Choisissez Liste des caisses et cliquez sur + Nouvelle Caisse.
Étape 1 : renseigner les informations générales de votre caisse
La première étape consiste à renseigner les informations générales de votre caisse :
- Saisie d’un nom de caisse explicite
- Choix d’une Date de première saisie : Il ne sera pas possible d'enregistrer des saisies de caisse à des dates antérieures à la date de première saisie.
- Si la comptabilité est activé sur votre compte, choisissez un Compte comptable (par défaut le compte 531 est renseigné) ainsi qu’un code journal de caisse
Étape 2 : mode de paiement, comment bien les configurer ?
Vous pouvez créer et paramétrer autant de modes de paiement que vous le souhaitez pour une caisse. Ils sont entièrement personnalisables, c'est donc à vous de déterminer lesquels seront utiles.
Bon à savoir
Un seul mode de paiement existe par défaut et ne peut être supprimé ou désactivé, c'est le paiement en espèces. Il est configuré comme étant "Manuel". Pour finaliser la configuration, vous devez ajouter un montant en caisse qui correspond au solde à la date de première saisie pour ce mode de paiement.
Pour ajouter d'autres modes de paiement, cliquez sur Ajouter un mode de paiement. Plusieurs champs sont à compléter :
- Le libellé du mode de paiement : il correspond au nom donné à ce mode de paiement. Par exemple : Carte bancaire, American Express, Tickets restaurant, etc..
- Le mode de dépôt qui peut être soit manuel, soit automatique. Le mode de dépôt diffère selon le mode de paiement : s'il s'agit d'espèces, de chèques ou d'un autre mode de paiement pour lequel il est nécessaire d'aller faire un dépôt en banque, il faudra choisir "Manuel". S'il s'agit de carte bancaire ou d'American Express, on considère que le dépôt est automatique à la fin de la journée, il faudra donc choisir "Automatique". Les soldes sont remis à zéro chaque jour, tandis que pour les modes de paiement manuels, les dépôts en banque doivent être en renseignés pour diminuer les soldes.
- Le montant en caisse correspond au solde de caisse par mode de paiement à la date de première saisie. Si c'est un mode de paiement "Automatique", il n'y a pas de montant en caisse à indiquer, puisqu'on considère que tout est déposé en banque automatiquement chaque jour.
- Les frais concernent les modes de paiement pour lesquels des frais sont déduits des montants encaissés, par exemple les tickets restaurant. Pour ce type de mode de paiement, il sera nécessaire de cocher la case "Frais". Cela permettra d'enregistrer le montant des frais et le montant réellement encaissé pour ces modes de paiement.
Les crédits clients sont gérés comme un mode de paiement dans le module de caisse d’Evoliz. Lors de la création du mode de paiement "Crédit client" dans les paramétrages de la caisse, choisissez le type "Manuel". Lorsqu'un crédit sera accordé à un client, il suffira alors de renseigner le montant correspondant dans la section Montant par mode de paiement de votre saisie de caisse. Pour indiquer le règlement d'un crédit client, il suffira de décrémenter ce montant.
Bon à savoir
- Pour supprimer un mode de paiement, utiliser la case à cocher à gauche puis la croix à droite de la ligne.
- Attention, il n'est pas possible de supprimer un mode de paiement si des données y sont rattachées. Il faudra le désactiver.
- Le mode de paiement "Espèces" est le seul mode de paiement qui ne peut être ni désactivé, ni supprimé.
Étape 3 : personnaliser vos classifications de vente
Enfin, le 3ème onglet vous permet, si vous le souhaitez, de personnaliser les classifications de ventes par défaut. Cela facilitera la saisie quotidienne des encaissements et décaissements. En effet, les classifications de ventes et les taux de TVA liés seront ainsi pré paramétrés et apparaîtront automatiquement à chaque saisie de caisse. Vous n’aurez plus qu’à compléter les montants sur chaque ligne.
Attention, pour paramétrer des classifications de ventes par défaut pour la saisie de caisse, celles-ci doivent être créées au préalable dans la partie Paramètres > Classifications de vente.
Une fois votre caisse paramétrée, cliquez sur enregistrer. Si vous souhaitez modifier le paramétrage de votre caisse, l’icône crayon vous permet de retourner à l’édition de votre configuration.
Information
Retrouvez l’ensemble de vos caisses dans votre menu à gauche ou dans la section Liste des caisses.