Comment importer des paiements ?


La méthode pour importer vos paiements est décomposée en 3 étapes principales  :

  1. Importer vos clients
  2. Importez les factures qui sont rattachées aux clients
  3. Importer les paiements liés aux factures

L'import des paiements dans le logiciel de facturation Evoliz permet soit de reprendre un historique des paiements depuis un autre outil, soit de créer en masse des paiements sur plusieurs factures.

Si vous souhaitez importer les paiements depuis un autre outil, lisez la rubrique Importer l'historique de mes paiements depuis un autre outil.

Importer en masse des paiements

Commencez par ouvrir le gabarit d'import des paiements (format Excel) accessible depuis le menu Ventes puis le sous menu Paiements. Cliquez sur Importer des paiements en bas à gauche de la page, puis cliquez sur Modèle d'import et enregistrez le gabarit sur votre ordinateur (en xls ou xlsx).

Complétez seulement les colonnes en gris clair, les colonnes foncées ne sont pas traitées. Vous devez au minimum remplir les colonnes marquées d'une étoile (*), c'est à dire toutes les colonnes obligatoires sauf Commentaires (colonne H). 

La colonne Facture n° (colonne A) doit contenir le numéro de facture présente dans le logiciel de facturation Evoliz. Vous pouvez saisir des paiements partiels ou paiements totaux sur vos factures.

Remarque : Si vous souhaitez importer des paiements selon le numéro de facture externe renseignée dans le logiciel de gestion en ligne, il vous suffit d'accéder au sous-menu Préférences dans les Paramètres de votre compte, puis de cliquer sur la rubrique "Options d'import". Vous pouvez alors choisir le mode d'import d'un paiement (basé sur le N° facture interne / N° facture externe).

Une fois le fichier complété, enregistrez vos modifications et cliquez sur Importer fichier (voir Importer le fichier dans le logiciel Evoliz).

Importer l'historique de mes paiements depuis un autre outil

Données de départs

  • vous avez exporté de votre ancien outil de gestion commerciale les paiements reçus sur les factures. Ils sont exploitables dans un tableur et de la forme une ligne = un paiement
  • vous avez déjà importé vos clients et factures, comme précisé au préalable

Construire le gabarit d'import

Ouvrez le gabarit d'import des paiements sous Excel, accessible dans le menu Factures, puis le sous menu Import paiement. Cliquez sur Modèle d'import

Intégrez dans le gabarit d'import les données de votre ancien outil. Dans la colonne Facture n° (colonne A) spécifiez le numéro de facture de votre ancien outil.

Remplacer le numéro facture

L'objectif de la manipulation ci-dessous est de remplacer dans le gabarit d'import des paiements, l'ancien numéro de la facture (celui attribué par votre ancien outil) par le numéro attribué par le logiciel de facturation Evoliz. Si vous rencontrez des difficultés à cette étape, n'hésitez pas à contacter notre équipe Support pour vous faire accompagner.

Exporter d'Evoliz, depuis le listing factures, les factures que vous avez importées (fichier exporté du nom evoliz_Facture.xlsx pour le format Excel 2007-2010) et conservez seulement les colonnes A (Facture n°) et V (N° facture externe).

Inversez les colonnes A (Facture n°) et B (N° facture externe). 

Ajouter une colonne après la colonne A (Facture n°) de votre fichier d'import des paiements. Dans cette colonne tapez la formule suivante : 

=RECHERCHEV(A2;[evoliz_Facture.xlsx]Evoliz.com!$A:$B;1;FAUX)

Dans la formule :

  • A2 correspond à l'ancien numéro de votre facture
  • [evoliz_Facture.xlsx]Evoliz.com!$A:$B correspond aux 2 colonnes du gabarit d'export facture
  • evoliz_Facture.xlsx est le nom du fichier Excel
  • Evoliz.com est le nom de l'onglet affiché dans Excel

Tirez la formule jusqu'en bas puis copiez la colonne B et collez la sur la colonne A en spécifiant Valeurs.

Supprimer la colonne B ajoutée au début de la procédure, et pour finir enregistrez votre fichier.

Importer le fichier dans Evoliz

Cliquez sur Parcourir. Sélectionnez le fichier et cliquez sur Importer les données

Les paiements sont analysés et un rapport d'erreur vous indique les éventuelles lignes qui sont en erreur et la raison. Les principales erreurs sont : 

  • Le numéro de facture n'est pas correcte ou manquant. Spécifier un numéro de facture présent dans le logiciel de facturation  Evoliz
  • Un champ obligatoire est manquant. Remplissez toutes les colonnes avec une étoile
  • Le mode de paiement ne fait pas partie de liste de paiement disponible dans Evoliz. Passer votre souris sur Liste des valeurs pour voir celui proposé

Vous devez corriger le fichier et le réimporter avant de pouvoir passer à l'étape suivante. Lorsqu'il n'y a plus d'erreur sur votre fichier, le bouton Aperçu des données avant import apparaît. Cliquez sur ce bouton pour passer à l'étape de contrôle des données à importer. 

Cette étape de contrôle vous permet de vérifier vos données avant de les importer. Cliquez sur Valider et importer les données pour lancer l'import final. 

Les paiements sont créés et l'état des factures est automatiquement mis à jour par le logiciel de gestion commerciale. Pour finir l'opération, cliquez sur Accéder à la liste des paiements



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