Comment importer mes avoirs fournisseur ?


Un autre import est possible depuis le logiciel de gestion d'achats fournisseurs, celui des avoirs fournisseurs. Un tel import a lieu lorsque vous avez reçu de la part de votre fournisseur un produit défectueux, un article cassé ou encore une marchandise manquante suite au bon de commande en ligne et bon de réception fournisseur.

Au lieu de faire un avoir fournisseur depuis l'interface web, vous pouvez exploiter l'import excel afin de générer en masse des avoirs fournisseur, ou dans le but de reprendre un historique d'avoirs fournisseur, si vous les faisiez par exemple avant sur un autre logiciel de gestion d'achats fournisseurs.

Voyons sur cette page du guide pratique du logiciel de facturation saas les différentes étapes pour éditer un avoir fournisseur depuis excel.

Important : Pour importer votre avoir fournisseur, vous devez au préalable avoir créé le fournisseur concerné par cet avoir fournisseur (accéder à l'import fournisseur).

Les différentes étapes pour un avoir fournisseur en excel

Pour importer un avoir fournisseur en excel, accédez tout d'abord au menu Achats puis au sous-menu Avoirs fournisseur, et en bas du listing des avoirs fournisseurs cliquez ensuite sur Importer des avoirs fournisseur.

Vous avez alors deux étapes indiquées, la première consiste à télécharger le modèle d'import en excel (xls, xlsx) et la seconde d'importer les données liées à cet avoir fournisseur.

Pour importer un avoir fournisseur sous excel, qui peut aussi se caractériser par une remise sur dépense, il faut au minimum remplir les colonnes obligatoires, dont le date de la dépense, la référence de la pièce, le code fournisseur, le libellé, le Total TTC, le mode de paiement, etc. Les informations obligatoires sont suivies d'un astérisque (*).

Comment remplir le modèle d'import excel pour un avoir fournisseur ?

Afin de gagner du temps lors de l'import d'un avoir fournisseur excel, les colonnes obligatoires (signalées par une petite étoile) et les autres colonnes optionnelles ont toutes un format à respecter : Date (jj/mm/aaaa), Liste de valeur, Texte, Chiffre ou Nombre (00,00), ... .

Pour information, les colonnes contenant le terme « Non Traité » sont calculées ou remplies automatiquement par le logiciel de gestion commerciale en ligne.

Comment retrouver le fournisseur lié à cet avoir depuis excel ?

Lors de l'import d'un avoir fournisseur en excel, il vous sera demandé d'indiquer le code fournisseur. Cette information va permettre de rattacher cet avoir au bon fournisseur présent dans le logiciel de facturation mac.

Pour retrouver ce code fournisseur, dirigez-vous sur le menu Fournisseurs et effectuez un export excel des fournisseurs (Bouton Export fournisseurs en xls, xlsx et csv, en bas de la liste).

Remarque : Si vous avez plusieurs fournisseurs à rattacher vous pouvez utiliser la fonction RECHERCHEV du logiciel Excel. Dans tous les cas vous pouvez aussi nous contacter par téléphone ou par mail pour être accompagné sur ce sujet.

Les dernières étapes pour l'import d'un avoir fournisseur excel

Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Importer les données. Vous accéderez alors à un nouvel écran qui indique le résultat de l'import des avoirs fournisseur. Pour chaque ligne d'import excel, vous obtiendrait un état (OK et En erreur).

Si tout est OK, pour continuer l'import des avoirs fournisseurs cliquez sur Aperçu des données avant import. Cette opération consiste à vérifier l'exactitude des données avant génération du ou des avoirs fournisseur excel dans le logiciel de devis facture en ligne.

Après validation de l'import des avoirs fournisseur, cliquez sur le bouton Valider et importer les données afin de terminer la manipulation. Cette dernière étape va créer l'enregistrement dans le logiciel de gestion des dépenses en ligne.


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