Comment importer mes règlements fournisseur ?


Le logiciel de gestion des achats permet l'ajout d'un règlement sur une dépense, soit en entrant un règlement en ligne directement depuis le contexte de la dépense concernée, soit par un import excel au format xls et xlsx.

L'import excel a pour vocation de répondre à la problématique de création en masse de règlements d'achats fournisseur, mais aussi de traiter le cas de la reprise d'historique des dépenses fournisseur, si vous étiez par exemple précédemment sur un autre logiciel de gestion des achats fournisseurs.

Voyons sur cette page du guide d'utilisation du logiciel de facture en ligne les différentes actions à réaliser pour saisir un règlement fournisseur depuis excel.

Important : Pour importer votre règlement, vous devez au préalable avoir importé la dépense concernée par ce règlement fournisseur (accéder à l'import dépense). De plus, tous les imports des règlements d'achats et de dépenses sont gérés UNIQUEMENT en Euro.

Les différentes étapes pour un règlement fournisseur en excel

Pour importer un règlement fournisseur en excel, dirigez-vous au départ sur le menu Achats puis le sous-menu Règlements, et en bas de la liste des règlements affichée à l'écran cliquez sur Importer des règlements.

La fonctionnalité d'import des règlements apparait, et depuis laquelle vous pouvez télécharger le modèle d'import en excel (xls, xlsx) ou l'importer dans l'interface de gestion selon les informations des colonnes demandées.

Effectivement pour importer un règlement fournisseur sous excel, il faut renseigner certaines colonnes obligatoires, dont le numéro de la dépense (référence de la pièce), la date du règlement, le libellé, le mode de règlement, le montant, etc. Les informations obligatoires sont suivies d'un astérisque (*).

Comment remplir le modèle d'import excel pour un règlement fournisseur ?

Afin de vous faciliter la saisie des différentes cellules, celles obligatoires (signalées par une petite étoile) et celles complémentaires, chaque colonne de l'import d'un règlement fournisseur excel possède une nomenclature à respecter : Liste de valeur, Date (jj/mm/aaaa), Texte, Chiffre ou Nombre (00,00), ... .

A savoir que les colonnes avec l'indication « Non Traité » sont remplies ou calculées automatiquement par le logiciel de facturation sur mac, dont le fait de retrouver le fournisseur concerné par cette dépense ou achat.

Comment rattacher un règlement en excel à une dépense fournisseur ?

Lors de l'import d'un règlement en excel, la notion la plus importante est celle du numéro de la dépense, ou plus précisément la référence de la pièce permettant d'identifier une dépense présente dans le logiciel de gestion commerciale.

Pour retrouver la référence de la pièce, accédez au menu Achats puis au sous-menu Dépenses et effectuez un export excel des dépenses en bas du listing (Bouton Export dépenses en xls, xlsx et csv).

Remarque : Si vous rencontrez des difficultés à réaliser cette manipulation, vous pouvez utiliser la fonction RECHERCHEV du logiciel Excel ou sinon nous contacter par téléphone pour que l'on vous assiste.

Les dernières étapes pour l'import d'un règlement fournisseur excel

Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Importer les données. Vous accéderez alors à l'étape suivante qui affiche le résultat de l'import des règlements fournisseur. Pour chaque ligne d'import excel, vous obtiendrait un état (OK et En erreur).

Si tout est OK, pour continuer l'import des règlements cliquez sur Aperçu des données avant import. Cette nouvelle manipulation permet de vérifier l'exactitude des données avant création du ou des règlements fournisseur excel au sein du logiciel de facturation cloud.

Après validation de l'import des règlements fournisseur, cliquez sur le bouton Valider et importer les données pour terminer l'opération. Cette dernière étape va générer l'enregistrement dans le logiciel de gestion des achats en ligne.


Retour au sommaire
Haut de page