Comment importer mes bons de livraison ?


Comme pour l'import des factures dans le logiciel de facturation en ligne d'Evoliz, l'import des bons de livraison nécessite avant tout d'avoir créé ou importé les clients. Pour plus d'information sur l'import des clients depuis un fichier Excel, lisez la page Comment importer mes clients ?.

L'import des bons de livraison est similaire à l'import des factures en Excel. Vous trouverez plus d'information sur la reprise d'un historique facture en lisant la page Comment importer mes factures ?.

L'import de bons de livraison vous permet de reprendre l’historique d’un autre outil ou simplement de saisir en masse des bons de livraison en Excel et les intégrer directement dans le logiciel en ligne (par exemple si vous souhaitez établir des bons de livraison identiques pour des clients différents).

Compléter le gabarit d'import des bons de livraisons

Allez dans le menu Ventes>Bons de Livraison puis cliquez sur Importer des bons de livraison en dessous du listing des bons de livraison. Cliquez sur Modèle d'import pour ouvrir le gabarit (au format Excel, soit xls ou xlsx). Enregistrez-le sur votre ordinateur avant de le compléter. Pour comprendre le fonctionnement, il faut savoir que :

Une ligne du gabarit = une ligne d'un bon de livraison

Spécifier l'entête du bon de livraison sur chacune des lignes du fichier Excel. L'entête du bon de livraison comprend les colonnes A,B,C,J,L,N,Q,R,S,T.

Les colonnes grisées ne sont pas traitées, il n'est donc pas utile de les compléter. Pour importer un bon de livraison, vous devez compléter au minimum les colonnes obligatoires. Seules les colonnes marquées d’une étoile (*) sont obligatoires.

Dans la colonne Client (colonne C) vous devez spécifier le code client présent dans une fiche client existante dans le logiciel de gestion commerciale en ligne d'Evoliz.

Remarque sur la création d'un bon de livraison : Nous vous recommandons lorsque vous importez vos clients de ne pas changer le code client pour faciliter l'import de vos documents commerciaux.

Les totaux sont calculés automatiquement avec les informations que vous aurez fournies dans le document Excel.

Dès que vous avez terminé de saisir les différentes lignes de bons de livraison que vous souhaitez importer, enregistrer le fichier Excel (au format xls ou xlsx). Dans le logiciel Evoliz, cliquez sur Parcourir puis sélectionnez votre fichier d’import. Cliquez enfin sur Importer les données pour démarrer l’import de vos bons de livraison.

Si certaines lignes entrées sont en erreur, un rapport s’affiche et vous devez corriger les informations erronées avant de poursuivre. Les erreurs les plus courantes sont :

  • Le Code client spécifié n'existe pas. Vous devez spécifier un code client déjà présent dans une fiche client du logiciel de devis et facture d'Evoliz.
  • Au moins une ligne ne correspond pas à la ligne du dessus. Vous importez un bon de livraison sur plusieurs lignes mais une des colonnes de l'entête du bon de livraison ne correspond pas à une des lignes du bon de livraison.
  • Vous n'avez pas spécifié de numéro de bon de livraison. Lisez le paragraphe Créer en masse des bons de livraison détaillé ci dessous pour plus d'explications.

Lorsqu'il n'y a plus d'erreur dans votre fichier, le bouton Aperçu des données avant import apparaît. Cliquez sur ce bouton pour passer à l'étape suivante.

L'étape de contrôle des données vous offre la possibilité de vérifier une dernière fois les informations avant l’import effectif. Si tout vous semble correct, cliquez sur Valider et importer les données. Les bons de livraison sont ainsi importés dans le logiciel de gestion en ligne d'Evoliz et vous pouvez accéder au listing des bons de livraison en cliquant sur Accéder à la liste des Bons de livraison.

Créer en masse des bons de livraison en ligne

Même si votre import de bons de livraison n'est pas fait dans le cadre d'une reprise d'historique, vous devez tout de même spécifier un numéro de bons de livraison externe dans la colonne A pour que les lignes d’un même bon de livraison soient bien regroupées après import. Vous pouvez par exemple, mettre le numéro 1 puis 2 et ainsi de suite par nombre de bons de livraison.



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