A quoi correspondent les états d'une facture ?


Les états d'une facture sont une notion importante dans le logiciel de facturation en ligne de Evoliz. Suivant l'état d'un document, des actions sont accessibles et le document est pris en compte dans les rapports. 

L'état Brouillon

Le premier état d'une facture ou d'un devis est Brouillon. Dans cet état vous pouvez tout faire sur votre facture, le document comptable n'est pas pris en compte dans les rapports.

C'est le seul état dans lequel vous pouvez avoir un aperçu de votre document en cliquant sur Aperçu (présence d'un filigrane pour indiquer que la facture n'est pas encore finalisée, la facture est considérée en cours de rédaction donc non transmise à votre client).

La facture a un numéro temporaire qui permet, si vous supprimez le document comptable de ne pas faire de trou dans votre numérotation comptable. L'état Brouillon est le seul état dans lequel vous pouvez supprimer définitivement votre facture ou devis. 

Les états Enregistré & Envoyé

Lorsqu'une facture ou un devis est dans l'état Enregistré ou Envoyé un numéro définitif lui est attribué (un numéro légal permettant d'identifier et de retrouver le document comptable).

Vous ne pouvez plus supprimer la facture mais seulement la désactiver. Si vous désactivez une facture, une facture d'avoir sera automatiquement créée et liée à la facture initiale.

Remarque : La transformation d'un devis en facture est seulement possible dans ces états, cliquez alors sur Transformer en facture.

Vous pouvez encore modifier la facture ou le devis pour y apporter des corrections en cliquant sur le bouton Modifier (cette opération peut être effectuée selon votre activité mais est fortement déconseillée, le client devant avoir le même document comptable en sa possession). 

Si vous avez reçu le paiement de votre facture, cliquez sur Entrer un paiement pour le comptabiliser, mettre à jour les rapports et changer l'état de votre facture. 

La facture ou le devis peut servir de base pour un nouveau document. Cliquez alors sur Copier pour créer une copie du document comptable. 

Les montants des factures et factures d'acompte sont comptabilisés dans les rapports suivant la base de calcul de votre TVA que vous avez configurée. Vous trouverez plus d'information sur le paramétrage de la TVA en lisant la page Comment paramétrer la TVA sur mes documents ?

Si votre client tarde à vous payer vous pouvez le relancer ou le mettre en recouvrement en cliquant sur Créer une relance. Lisez la page Comment relancer le paiement d'une facture ? ou Comment gérer la mise en recouvrement d'une facture ? pour connaitre la marche à suivre.

L'état En paiement

Dans cet état vous ne pouvez plus modifier votre facture. Vous pouvez saisir autant de paiement partiel que nécessaire pour une facture donnée. En cliquant sur Afficher, la facture PDF sera mise à jour du montant réglé par votre client (vous pouvez alors renvoyer la facture pour indiquer au client l'avancement du paiement, similaire à l'édition d'un reçu).

Pour information, la TVA des factures dans cet état n'est pas prise en compte dans le rapport Bilan de TVA, dans le cas où votre base de calcul de la TVA est paramétrée sur les encaissements.

L'état Payé

C'est l'état final de votre facture. Vous avez au minimum un paiement qui est lié à votre facture. Vous pouvez toujours dupliquer la facture en cliquant sur Copier pour facturer les mêmes articles ou prestations à un autre client (par exemple pour une prestation de service web suite à l'élaboration d'un devis).

Remarque : Si vous souhaitez annuler une facture dans l'état Payé, lisez la page Comment annuler une facture payée ?.

L'état Rapproché

Si vous avez pointé une facture dans votre relevé bancaire, celle-ci passe dans l’état Rapproché. Vous pouvez toujours envoyer ou copier cette facture mais ne pouvez plus la modifier. Cet état signifie que le paiement de votre facture est bien arrivé sur votre compte en banque et que votre facture a bien été pointée dans votre relevé bancaire. Pour en savoir plus sur la façon de traiter vos données bancaires, consultez la page Comment pointer mon relevé bancaire ? .

L'état d'une facture est affiché en permanence sur la facture et sur les listing dans le logiciel de facturation. Cela permet d'avoir une vision globale de l'avancement de chaque document comptable dans l'application Evoliz.

Cependant l'état n'est pas affiché sur la facture PDF (c'est une information interne à la gestion de votre entreprise). L'Aperçu est une représentation utile de la facture pour détecter d'éventuelles erreurs de choix d'article ou de prestation, de mise en page, ... .

Pour plus d'information sur la mise en page des factures, lisez la page Comment intégrer les mentions obligatoires sur mes documents comptables ?.


Dans les listings, vous pouvez filtrer les factures et devis par Etat. L'état Non payé dans le listing des factures correspond aux factures qui sont comptabilisées mais où il manque un paiement. C'est à dire les factures dans les états Enregistré, Envoyé et En paiement.



Retour au sommaire
Haut de page