Un devis peut connaître différents états. Pour chaque états des actions sont disponibles.
Brouillon
Une fois votre devis rempli, vous pouvez l'enregistrer en tant que Brouillon. Ce statut vous permet de le modifier (via l'icône crayon) à tout moment.
Vous avez la possibilité de l'envoyer directement à votre client, soit par email, ou bien par courrier.
En cliquant sur Enregistrer, votre devis change d'état.
Enregistré / Envoyé
Un devis Enregistré est toujours modifiable. De la même manière qu'à l'état de Brouillon, il peut être envoyé par email ou par courrier.
L'état Envoyé signifie que l'une des actions Envoyer par Email, Envoyer par Courrier, Marquer comme Envoyé a été sollicitée.
Bon à savoir : il est possible de personnaliser vos emails sur Evoliz. Pour plus d'informations, rendez-vous sur notre page dédiée Comment personnaliser les emails envoyés depuis Evoliz ? Lorsque quelqu'un ouvre le lien webdocument de votre devis, celui-ci passe à l'état Consulté.
Plusieurs actions sont possibles depuis ces 2 états :
- Facturer
- Commander
- Livrer
- Saisir un acompte
- Créer une situation globale
- Créer une situation détaillée
Si vous décidez, par exemple, de facturer votre devis, une facture à l'état de Brouillon sera créée automatiquement. Le devis sera lié à la facture.
Accepté, En attente et Refusé
Les devis sans réponse de la part de votre client sont affichés sur votre tableau de bord Evoliz dans la partie Devis en attente. En quelques clics, vous pouvez ouvrir votre devis et relancer votre client.
Vous avez la possibilité de classer votre devis selon 3 états (via les 3 points verticaux depuis l'application ou bien via le bouton Action sur le webdocument) :
- Accepté : Votre client a accepté le devis, vous pourrez le convertir en facture au moment voulu
- En attente : Votre client ou vous-même avez mis le devis en attente pour n’importe quelle raison, indiquez-le dans l’application et revenez sur ce devis en temps voulu
- Refusé : Votre proposition n’a pas été retenue par votre client. Celui-ci peut être modifié mais ne peut pas être facturé.
Commandé
Lorsqu'une commande est créée à partir d’un devis, ce dernier passe en état Commandé. Le devis a toujours la possibilité d'être modifié. La commande générée peut aussi être modifiée et/ou enregistrée. Le devis est alors lié à la commande : vous pouvez facilement le retrouver à partir de la commande et vice versa.
Livré
Lorsque vous créez un bon de livraison à partir d’un devis, celui-ci passe en état Livré. Vous avez la possibilité de générer plusieurs livraisons pour un même devis. Chaque bons de livraisons (ainsi que les documents générés par la suite à partir de ces bons) seront rattachés au devis. Remarque : le devis passe en état Livré dès la création du premier bon de livraison et cela même si les lignes n’ont pas été livrées entièrement.
Facturé et Non facturé
Un devis Facturé est un devis transformé en facture (payée ou non).
Un devis Non facturé est un devis enregistré, accepté, en attente d'être facturé.
La recherche avancée vous permet de retrouver très facilement vos devis, selon l'état recherché. Si vous recherchez, par exemple, tous les devis non facturés, vous aurez une vue d'ensemble des devis en attente de réponse, à relancer ou non. Vous pourrez alors contrôler votre gestion commerciale et améliorer votre force de vente rapidement.
Inversement, et ce directement dans le logiciel de factures et devis en ligne, sélectionnez les devis dans l'état Facturé pour voir ceux qui ont une facture associée.
Clôturé
L'état Clôturé signifie que le document n'est plus à traiter. Cette action est disponible dans les 3 points verticaux en haut à droite. L'état clôturé est utilisé dans plusieurs cas : par exemple, si le devis en ligne est abandonné ou que le processus de vente est terminé avec ce client. Une fois dans cet état, vous ne pourrez plus intervenir sur le document.
Analysez vos performances commerciales avec le rapport Suivi de votre prospection commerciale disponible dans le menu Rapports puis le sous menu Prévisionnel.