Comment personnaliser la numérotation des documents comptables ?

Le logiciel de facturation Evoliz permet de personnaliser l'ensemble des éléments liés à la numérotation de chaque document comptable (facture, devis, commande, bon de livraison et avoir). Cela comprend le Formatage du numéro de vos documents comptables (de la forme : Année - Année/Mois - Numéros) ainsi que les Options du numéro (le préfixe devant le numéro, les séparateurs et le compteur).

Le paramétrage de la numérotation est notamment utile lorsque vous changez d’outil. Cette fonctionnalité vous permet de garder une continuité et une unicité de tous vos documents comptables.

Personnalisation du format de numérotation

Pour changer le préfixe et/ou modifier le type de numérotation des documents, rendez-vous dans les Paramètres de votre compte, puis dans l'onglet "Format de numérotation et préfixes des documents", à la section "Documents".

Depuis cet onglet, vous allez personnaliser le format de numérotation pour chaque type de document créé dans Evoliz : facture, devis, commande, bon de livraison, dépense, etc.

Format de numérotation des documents

Plusieurs éléments sont paramétrables:

  • Le formatage du numéro : cet élément apparaîtra juste après le préfixe du document. Vous pouvez choisir de faire apparaître soit l’année en cours, soit l’année et le mois en cours, soit juste un compteur. Le numéro tiendra compte de la date de création du document pour renseigner l’année et le mois.

  • Le préfixe du numéro
  • Les séparateurs, qui apparaissent entre le préfixe, l’année et le mois.
  • Le compteur, qui correspond au numéro à attribuer au prochain document créé. Ce champ est très utile si vous changez d’outil et que vous souhaitez reprendre votre numérotation à un moment précis.
  • La longueur du numéro

La dernière colonne “Exemple”, permet de visualiser le type de numérotation avant de l’enregistrer.

REMARQUE : La numérotation temporaire est également paramétrable. Elle est utilisée pour les documents à l’état de brouillon. Dès qu’ils sont enregistrés, ils prennent leur numérotation définitive.

Vous pouvez aussi changer le préfixe des documents comptables "temporaires", c'est à dire ceux qui sont en cours de rédaction mais pas encore validés.

Dès que vos changements sont effectués, il vous suffit alors de cliquer sur Enregistrer les modifications.