Collecte des achats en glisser-déposer dans la bannette

Si vous scannez vos documents d’achats avec un scanner classique, vous pouvez simplement glisser les fichiers PDF dans la bannette. Vous pourrez ensuite les traiter de façon quasi-automatique via l’OCR.

Pour cela, rendez-vous dans le menu Achats> Bannette de votre compte Evoliz. Depuis cette fenêtre, vous pouvez glisser des documents PDF ou simplement cliquer sur la zone en pointillés pour ouvrir l’explorateur de fichiers de votre ordinateur :

Glisser-déposer dans la bannette

Chaque facture (ou avoir) est listée sur une ligne différente, un document pouvant contenir plusieurs pages. La fin d’une dépense ou d’un avoir est marquée par un encadré bleu, qui récapitule le statut, le nom, le créateur, la date ainsi que la source du PDF.

Lorsque vous déposez des fichiers dans cette zone, le logiciel considère qu’un fichier est une seule et même facture. Donc soit vous scannez vos documents factures par facture, soit vous importez directement une liasse de factures monopages et multipages, et dans ce cas, deux possibilités existent pour séparer les pages :

  • Soit vous mettez le tampon séparateur sur chacune des premières pages des factures, puis vous les scannez en une seule liasse,  que vous déposez ensuite dans la zone en pointillés. Le logiciel scindera le lot de factures en fonction des tampons qu’il détectera.

  • Soit vous importez votre liasse de factures telle quelle et vous scindez ensuite directement dans le logiciel les pages importées. Pour scinder une page, il vous suffit de cliquer sur le bouton à côté de la page :

Scinder une page dans la bannette

En scindant une page, vous allez créer une nouvelle ligne de facture avec la page scindée.

Vous pourrez également supprimer, ou tourner chacune des pages grâce aux autres boutons d’action présents à côté de chaque page :

Autres boutons d'action

Les boutons d’action en fin de ligne permettent de supprimer ou de télécharger la totalité de la ligne, et donc de la facture :

Boutons d'action concernant la totalité de la fcature

Vous pouvez facilement fusionner des pages entre elles, simplement en les glissant d'une ligne à l'autre.

Une fois les pages réorganisées, il ne vous reste plus qu’à les valider, soit en fin de chaque ligne, soit en haut de page où vous pouvez tout valider. Vos documents sont alors traités par l’OCR. Vous n’avez plus qu’à vérifier les champs trouvés par le système et enregistrer vos dépenses ou avoirs.