Appairage et utilisation du scanner DematBox

 

Le scanner autonome Demat’Box est un outil de numérisation sans PC qui permet de dématérialiser l’ensemble des factures fournisseurs et notes de frais vers Evoliz. La Demat’Box n’a besoin que d’une connexion Internet pour fonctionner.

3 boutons sont visibles sur la face externe de la Demat’Box :

Boutons de la Demat'Box

Connexion de la Demat’Box à Evoliz

La connexion du scanner est possible de 2 manières :

  • En réseau local, avec un câble RJ45 dans la prise au dos de la Demat'Box branché à l'autre extrémité dans la prise réseau.
  • En Wifi, en appuyant quelques secondes sur le bouton WPS (Wi-Fi Protected Setup) du routeur ou box ADSL. Dans la minute qui suit, appuyez sur le bouton Setup Wi-Fi au dos de la Demat'Box.

Pour connecter le scanner à l'application Evoliz, rendez-vous dans les Applications en haut à droite de l’interface d’un compte client.  Il faudra y rentrer un code d’appairage. Pour l'obtenir, dans l'ordre:

  • Appuyez brièvement sur la touche 1 (bouton de validation).
  • Un code d'appairage apparaît sur l'écran de la Demat'Box, si ce n'est pas le cas, appuyez simultanément sur les 3 boutons (1/2/3) pour en obtenir un.

Remarque: Le code d’appairage n’est valable que 5 minutes après son obtention.

 

La Box Internet ne possède pas la fonction WPS:

Si la box ne possède pas la fonction WPS, comme chez Free par exemple, il va falloir entrer les paramètres du réseau WiFi dans la Demat’Box.                                                       

Vous aurez besoin d’un PC et de câbles Ethernet connectés d’une part sur le PC et d’autre part sur la Demat’Box. Un pictogramme vous indique lorsque le raccordement est correctement effectué.

Relevez l’adresse IP qui s’affiche sur l’écran de la Demat’Box au bout d’une minute.

Saisissez-la dans la barre d’adresse de votre navigateur habituel afin d’accéder aux paramétrages de la Demat’Box. Lorsque la page Web s’affiche, cliquez sur l’onglet Paramètres.

Identifiez-vous avec le nom d’utilisateur et mot de passe par défaut, « user » et « user », et cliquez sur Connexion.  

Cliquez sur le menu WiFi puis Recherche Réseau. La Demat’Box va rechercher les réseaux accessibles. Sélectionnez le réseau concerné dans la liste proposée et cliquez sur Accès Réseau pour entrer les paramètres. Entrez la clé de chiffrement et cliquez sur OK.

Si votre réseau a des réglages spécifiques, comme une IP fixe ou un serveur Proxy, renseignez-les et cliquez sur OK pour appliquer les modifications.

Débranchez les câbles réseau côté PC et Demat’Box. La Demat’Box vous indique que la connexion WiFi est en cours. Une fois la connexion établie, la Demat’Box pourra alors accéder à Internet.

Il ne vous reste plus qu’à associer la Demat’Box  à Evoliz en utilisant le code d’appairage, comme précédemment.

 

En pratique : comment scanner les notes de frais et les factures fournisseurs ?

Une fois la Demat’Box installée, il suffit de sélectionner le service Evoliz sur la Demat’Box puis d’appuyer sur le bouton de validation (1) pour scanner un lot de pièces.

Si vous disposez de plusieurs utilisateurs Evoliz sur la même Demat'Box, il est conseillé d'obtenir un code d'appairage par utilisateur. Cette manipulation vous permettra de garantir la traçabilité de la personne qui a scanné la facture. L'utilisateur aura juste à choisir son compte (Nom-Prénom) en début de numérisation en utilisant le bouton de navigation (3). Le bouton d'annulation (2) permet de naviguer dans l'arborescence de la Demat'Box.

Après la numérisation effectuée vous recevrez le document dans l'onglet Achats>Fichiers.

Ce sous-menu organisera les différents achats d'une part en fonction de l'état de ceux-ci (en erreur, en attente de pièce, en attente, en traitement, traité) et d'autre part en fonction de la source d'où ils  proviennent (Web, mobile, scanner, email, externe).

Le document sera ensuite lu et traité par l’OCR, et la dépense et les écritures d’achats seront automatiquement créées après validation de la facture.

Où trouver la DematBox ? 

Pour vous procurer une DematBox, connectez-vous à votre compte Evoliz, puis rendez-vous dans l'onglet Market, en cliquant sur votre nom en haut à droite de la fenêtre :

Market

Ajoutez un scanner à votre panier, puis finalisez le paiement.