A quoi correspondent les états d'une dépense en ligne ?


Le logiciel de gestion des dépenses et de facturation en ligne facilite la saisie d'un achat lié à l'activité de votre entreprise (nouvelle marchandise, note de frais, déplacement professionnel, déjeuner client, etc.).

Afin de contrôler vos dépenses le logiciel de gestion des achats en ligne intègre un suivi des états pour chaque dépense, d'une dépense dans l'état Enregistré à une dépense dans l'état Rapproché. Voyons la chronologie des états d'une dépense en ligne pour votre gestion d'entreprise.

Etat « Enregistré » pour une dépense en ligne

La création d'une dépense en ligne est automatiquement dans l'état Enregistré depuis le logiciel de gestion commerciale. A la saisie de la dépense il vous est demandé par exemple d'indiquer la référence de la pièce, le fournisseur, le mode de paiement ainsi que le libellé de la dépense, le Total HT et Total TTC.

Plusieurs actions sont possibles sur une dépense en ligne dans l'état Enregistré, telles que Modifier la dépense si vous souhaitez y apporter un commentaire et Supprimer si vous ne souhaitez plus conserver cette dépense.

De même, vous pouvez effectuer la création d'un avoir fournisseur en ligne si vous avez par exemple engagé cette dépense mais que vous avez par la suite retourné le produit défectueux ou la marchandise cassée à votre fournisseur (bouton Créer avoir fournisseur).

Autre action, celle de saisir le règlement de la dépense (bouton Entrer un règlement) depuis le contexte de la dépense en ligne.

Remarque : Lors de l'édition d'une dépense en ligne vous avez aussi la possibilité d'activer l'option de récurrence pour créer une dépense récurrente, ou sinon d'utiliser le bouton Copier pour éviter de saisir une seconde fois les mêmes informations pour un ticket de péage ou une fiche de salaire par exemple.

Etat « En règlement » pour une dépense en ligne

Votre dépense en ligne passe dans l'état En règlement lorsque vous entrez un paiement partiel sur votre achat. Sur le contexte de cette dépense est alors affiché le règlement lié à cet achat avec le nom du règlement, sa date, son mode de paiement et son montant TTC.

Le bouton Entrer un règlement est disponible pour finaliser le règlement de la dépense ou pour créer une nouvelle dépense en ligne partielle (d'après le restant dû de l'achat).

D'autres actions sont proposées dans le logiciel de facturation pour mac comme le bouton Copier, le bouton Supprimer et le bouton Créer avoir fournisseur.

Etat « Réglé » pour une dépense en ligne

Votre dépense est dans l'état Réglé lorsque vous effectuez un paiement total de l'achat ou bien le dernier règlement de plusieurs paiements partiels. Le restant dû en TTC de la dépense est donc à zéro (zone Règlement(s) lié(s)).

Les actions Copier de la dépense, Supprimer la dépense en ligne et Créer un avoir fournisseur (bouton Créer avoir fournisseur) sont toujours accessibles.

Etat « Rapproché » pour une dépense en ligne

Le dernier état d'une dépense, celui de « Rapproché » signifie que vous avez pointé cette dépense en ligne depuis votre relevé bancaire (Menu « Données Bancaires » dans l'application en ligne).

Le relevé bancaire rattaché à cette dépense est alors affiché sur le contexte de la dépense (zone Relevé(s) lié(s)).

Remarque : Pour en savoir plus sur l'import de vos relevés de comptes bancaires dans le logiciel de précomptabilité en ligne et sur le pointage des dépenses de votre entreprise, consultez la rubrique de l'aide intitulée Données Bancaires.


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